これが「中小企業にこそ必要」と言うのには理由があります。というのも、残念ながら中小企業は大企業に比べて人材が豊富ではありません。そういう中で、特に経理や人事、総務といった管理部門では、ベテランのスタッフが何年もその仕事を担当しているというケースも少なくないのです。

業務プロセスの可視化にも効果を発揮するRPA

 そのこと自体には問題はないのですが、同じ人が同じ業務をずっと担当していると、勢い、その作業がブラックボックス化してしまいます。担当者独特の仕事の進め方になってしまい、その進め方が効率的なのかそうでないのかの判断が誰もできないばかりか、その人がいなければその仕事が回らない、という状況が生まれがちになるのです。こうなると、後任への仕事の引継ぎもひと苦労ですし、もしもその人が急に退社するようなことになったら仕事がストップしてしまいます。実はこういうことが中小企業経営の現場ではよく起こっているのです。

 RPAを導入すると、必然的に業務を進めるプロセスを明らかにしていくことになります。そこで、「実はもっとシンプルにできる作業が複雑化されて、余分に時間がかかっていた」なんていう実態が判明することもあります。いわば業務の「見える化」が進められるのです。しかもそれをRPAでやってもらうようにしていくのですから、作業は効率的になるし、担当者が急に変わってもその作業が滞るということが避けられるようになります。

 こんなふうに、RPAのメリットを訴えても、長年会社経営に携わっている方の中には、こうした新しい仕組みやシステムに良い印象を持っていない方もいるかも知れません。それはおそらく、過去の苦い経験が影響しているのではないでしょうか。

 例えば、今から10~20年くらい前には「簡易データベース」が流行り、中小企業もこぞって導入しました。

 ところが、コンサルタントとして多くの企業と接している実感からすると、これをうまく使いこなした企業と言うのはそれほど多くはなかったはずです。

 というのも、「データベースは便利だ」ということで、「使う情報なのか、使わない情報なのか」を峻別せずに、何から何までデータ入力するようなことが横行しました。結局、入力作業は増えるのに、使い勝手がいま一つ。仕事の効率化に思ったほど効果を上げなかった。そんな経験をした方も多いのではないでしょうか。

 しかしRPAは、気軽に始められ、確実に効果を実感しやすいツールです。

 例えば、私が代表を務める社労士法人では、顧客企業の社会保険の手続きを代行しています。このような行政機関への申請は電子申請が多くなっていますが、申請し、処理が終わると、行政機関からその旨の完了通知が来ます。

 その完了通知が来ると、およそ20名いる私どものスタッフが、自分が担当する顧客企業のデータを共有フォルダから取り出し、それをそれぞれが管理する顧客企業ごとのフォルダに格納して・・・という作業がなされています。

 ここにRPAを取り入れたら、そこまでの処理をRPAが自動でやってくれます。