こんにちは、人事戦略コンサルタントの松本利明です。PwC、マーサー、アクセンチュアなどの外資系大手のコンサルティング会社などで24年以上、人事と働き方の改革を行ってくる中で「おやっ!?」と思ってしまうことが実に多く発生してきました。

　実は、世間で言われる「セオリー」の9割が間違っているのです。思ったような効果が出ないのは、計算ミスより計算式そのものが間違っているのです。うすうす、あなたも気づいているのではないでしょうか？

　そこで前回に引き続き、「働き方改革」のセオリーにありがちな落とし穴と、それに代わる速くラクに成功するコツについて解説していきます。

ムダな仕事にしがみつくスタッフが出てくる理由

　働き方改革を進めていく時、ムダな仕事は徹底的にゼロにしていきたいものです。

　ムダな仕事の典型例の1つが、単に習慣化しているだけの資料作成です。その中には、「長年作成し続けてきたけど、そう言えば、この資料、何に使っているのか見たことがないな」なんていうものが意外と埋もれているものです。

　何年も前の経営会議で、先代社長がふいに「こういう資料が見たい」と口にした結果、次回の経営会議から必ず用意する定型資料になったけれども、よくよく調べてみると当の先代社長すらその資料に目を通すことはなくなっていた――なんていうのは会社組織の中ではよくあることです。ですが、「もう作成しなくていい」という指示が下りてこないと、現場は無用の資料を作り続ける羽目になってしまいます。

　賞味期限が切れ、会議やマネジメントで使われなくなった資料やフォーマットというものは、どんな組織でも少なからずあるもの。そのムダな書類作成の手間が見逃されてきたのは、これまで資料の活用度をチェックする習慣がなかったからです。「働き方改革は資料の活用度を見直すいい機会」と捉え、この際、使わない資料を作るムダは真っ先に削減していきましょう。思い切って資料の追跡調査を行い、必要性の有無の判断をつけることは働き方改革の第一歩です。

　ただ注意してほしいのは、この時に陥りやすい「罠」があることです。