仕事のできる先輩の超効率的な議事録作成

　議事録作成のケースでは、「議事録は会議の後に作成するもの」という思い込みをなくし、実際の「会議→議事録作成」という順番を「議事録作成→会議」という順序に変えられないかを検討します。

　実際には会議の前に完璧な議事録の作成はできないにしても、会議前に会議資料やレジュメを作成していると思います。

　仕事のできる先輩は、会議資料やレジュメを最初から議事録に転用するつもりで作成し、実際の会議でテーマや議題ごとに出された意見や決定事項などを簡単に追記して、会議の最後に「議事録は簡易でいいか？」と確認を取り、追記した資料をメール添付して議事録をあっという間に片付けていました。

　また、会議前にどのような意見が出されて、どういった決定がなされるかの予想ができる場合や、単純に承認を取るだけの会議の場合には、あらかじめ議事録をテンプレートに沿って下書きしておくこともできます。作業の順番を変えるという発想で見直すとカイゼンのヒントが見えてくるのです。

　4つめの「Simplify ＝簡素化」とは、作業をどこまで簡単に済ませられるか、作業にかかる具体的な工数をどれだけ減らせるか、ということです。

　議事録作成では、それまでに議事録作成を担当していた先輩の議事録をひな型として、それを真似て作成することで工数を減らせないか、個々人の意見など途中の議論については詳細を記載せずに「承認」の結論だけで済ませられないか、を検討するといったことが考えられます。