EY連載：大変革時代における組織・人事マネジメントの新潮流（第23回）

　前回（第22回「給与計算業務はどこまで自動化できるか」）に引き続き今回も給与計算業務についての内容となりますが、前回が自社内での業務を前提とした内容だったのに対し今回は社外への業務委託、つまり「給与アウトソーシング（以下、給与BPO）」についての内容となります。「給与BPO」が目新しいものではなくなった現在、人事の方であれば給与計算の外注について1度は考えられたことがあるのではないでしょうか。今回は、今更ながらではありますが、大変革時代のオペレーションの選択肢のひとつとして「給与BPO」を取り上げ、「導入メリットとデメリット」や「サービス業務範囲」などの基本的な情報から、「簡易的コストシミュレーション」、そして、「グローバル給与BPO」といった普段あまり語られることのない内容までご紹介します。

なぜ「給与BPO」を検討するのか？

　そもそも何を求めて「給与BPO」を導入するのでしょうか。メリットと同時にデメリットもありますが、代表的なものを以下に整理します。

図1：「給与BPO」導入のメリットとデメリット


　まずは、メリットから見ていきます。

●給与BPO導入のメリット
（1）コア業務への集中
　企業のベストパフォーマンスを引き出すための人材配置に関連した「採用・育成・評価」のような本来の人事コア業務がある一方で、「給与・勤怠」といった労務管理もまた従業員をケアするための重要な業務です。この領域はさまざまな法要件が絡んできたり（法改正の頻度も高い）、個別の従業員とのやり取りも多く発生したりと、非常に労力が掛かる部分であり、ノウハウが属人化しやすい部分であります。

　この労力が掛かる領域のうち、給与計算周辺の業務をある程度まとめて外部委託することで、コア業務に集中できることこそが「給与BPO」の第1のメリットとなります。

（2）コストの削減
　給与に限らずあらゆるBPOサービスに最も求められるポイントです。給与業務のBPOに限っていえば、給与担当者や年末調整時の派遣スタッフなど「給与計算業務に関わる人件費」と、法改正や制度変更への対応といった「給与システムの運用保守費用」が主な削減コストとなります。

（3）業務継続性の確保
　業務継続性に関する例として「給与担当者の後継者問題」をあげます。これは同じ人がずっと主担当として給与計算業務をしてきた場合に起こりがちで、その方が退職することになり慌てて給与BPOを検討しはじめるということが多々あります。

　実際に起きた面白い例として、外資系の日本支社においてずっと給与計算を担当している方が定年退職したのですが、後任がすぐに見つからず、結局その方に給与BPO法人を立ち上げてもらって給与計算を委託している会社がありました。さらに、その方が高齢を理由にサービス提供の継続を辞めたがっており、別の給与BPOを探しているという話を受けたことがあります。

　前述したように、給与業務は守備範囲が広くノウハウが属人化しやすいため、長年業務を支えてきた人の退職をきっかけにしてBPOに切り替えることは、「業務継続性」の確保の有効な手段です。

　次にデメリットを見てみます。

●給与BPO導入のデメリット
（1）一定の業務が社内に残る
　大きな業務としては、入社や退職、支給控除金額の変動などの「変動データの提供」と「給与計算結果チェック」が残ることが多いです。

　データ登録の方法についてはおおむね以下のいずれかになります。

・ベンダー指定のフォーマットに毎月の給与に関わる異動データを作成
・ベンダー提供のクラウドシステムから人事（または従業員自身）がデータ登録
・クライアントが持っている人事システムよりデータを出力して提供

　ベンダーへのデータ提供にはさまざまな方法がありますが、共通しているのは「データの品質担保が基本的にクライアント側の責任である」ということです。ベンダーの計算ミスを誘発しないようなわかりやすいデータ提供をするために、自社運用をしていた時よりもデータ作成に苦労している本末転倒な例もあります。

　給与計算結果の一次的なチェックについてはベンダー側でもおこなってくれますが、最終承認はクライアント側になります。これは、「ベンダー側ではクライアントの提供データが正しいと信じて計算処理をしたが、そのデータ内容自体が本当に正しいのかまでは判断がつかないため、計算結果の最終的責任はクライアントにある」という意味になります。

　過去の顧客の中には、給与BPOにサービスを依頼しているのに、裏で自社の給与システムに同じデータを入れて検算をしている、という笑えない話もありました。このあたりの役割が双方にまたがる業務では、特にデータ内容に関する認識齟齬を原因とする計算ミスが頻発していくと、クライアントの不満が溜まっていく原因となります。

（2）ノウハウの空洞化
　給与業務をBPOに出すことにより、部分的な関与しかなくなるので、計算結果の詳細についてはベンダーに問い合わせないとわからない、といった事態が起こります。また、意識的にアンテナを張っていないと法改正に疎くなりがちです。

　まずは、上記であげたような、給与BPOサービスの導入による自社への影響をご理解下さい。