小学校で習った「基本」を思い出す

　では、どうすればよいのか。

　答えはシンプルです。小学校の作文で習った基本──「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」、そして「数字」。この5つを意識するだけでも変わってきます。

　人は、具体的な情報があると内容をイメージできます。「お願い」だけでは、相手の頭の中に何も絵が浮かびません。でも、「1月15日までに」「資料1点」という情報があれば、「ああ、そんなに時間がないな」「1点だから、それほど大変ではなさそうだ」と状況を把握できます。

　あいまいな言葉より、具体的な言葉の方が相手の関心を引きやすい。その傾向があります。

ビジネスの現場で使える考え方

　それでは、具体的なビジネスシーンで見ていきましょう。

【シーン1】メールの件名
　メールの件名は、相手が最初に目にする情報です。ここで内容が伝わるかどうかが、その後の対応速度に影響することもあります。

●締め切りのある依頼
　【一般的な書き方】「ご確認のお願い」
　→ 何を、いつまでに確認すればいいのかがわかりません。

　【工夫した書き方】「【1/15締切】予算案3点のご確認をお願いします」
　→ いつまでに（1/15）、何を（予算案）、どのくらい（3点）が一目でわかります。

　相手は件名を見ただけで、「1月15日までに3つの予算案を確認すればいい」と把握できます。ToDoリストにも入れやすくなります。

●提案メール
　【一般的な書き方】「ご提案」
　→ 何についての提案か、相手にはわかりません。

　【工夫した書き方】「【ご提案】採用コスト30%削減の人事システム」
　→ 何を削減するか（採用コスト）、どのくらい（30%）、何の提案か（人事システム）が伝わります。

　人事担当者なら「これは自分の業務に関わる提案だ」とすぐに理解できます。