EY連載：大変革時代における組織・人事マネジメントの新潮流（第13回）

　前回は、労働環境をトータルリワードとして捉えることの重要性と、多様な働き方を前提とした労務管理の実現アプローチについて触れました。新しい働き方に関する従業員の意識や知識（ソフト面）とデジタルツール（ハード面）の両方の更新が求められますが、今回はまず、知識と意識の更新についてその進め方と要所に触れていきます。

日本における労働時間管理の重要性

　現在の「労働法」が想定している働き方と、デジタルツールの発展で可能となった働き方には少なからず乖離があると前回（「デジタル時代の労務と人事」【1】）述べました。しかし、2019年に「高度プロフェッショナル制度」が創設され、企画業務型裁量労働制の対象業務が一部追加されるといった、多様な働き方を後押しする法整備は少しずつですが進んでいます。

　ただし、これらの制度は、労働時間管理そのものを不要としているわけではありません。日本において多様な働き方の前提は、会社による従業員の健康確保措置の充実です。高度プロフェッショナル制度における健康管理時間の把握や、裁量労働制における労使での適切な「みなし労働時間」の検証など、会社による適切な労働時間の管理が求められます（※1）。

　一方で、会社として適切な労働時間管理の仕組みを整えたとしても、肝心の従業員に労働時間を正しく登録する意識がなければ、せっかくの仕組みは意味がなく、さまざまなコンプライアンスリスクを抱え込むことになります。そのような事態を避けるためにも、使用者（管理職）は部下に対して日々のタイムリーな労働時間の登録（勤務時間登録）を繰り返し指導する必要があります。

　しかしながら、すでに多くの会社では勤務時間登録の徹底に関する指導は繰り返し実施されていると思います。そして、指導を繰り返しても日次で勤務時間登録が徹底されず、従業員が月末にまとめて勤務時間登録をした結果、やっと上限規制に抵触するような労働時間であることが発覚する、ということもあるのではないでしょうか。

　我々は労務管理の支援を通じて、企業で「適切な勤務時間登録」が進まない要因は主に2つあると考えています。

（1）労働に関する用語が社内で定義されていないか、されていても周知されていない（知識の問題）
（2）勤務時間登録・承認・モニタリングツールに制約がある（行動の問題）

まずは、知識に関する問題点と対策について整理しましょう。

※1： 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

従業員にとって近くて遠い、労働時間に関する知識

　労働時間制度に関する用語については、「労働法」に明確な定義がなく、後に「行政解釈」や「ガイドライン」が出されるケースがあります。例えば「1日」の定義は「労働基準法」にはなく、後の行政解釈で「午前0時～午後12時」と発されています（※2）。しかし、従業員は、通常、いちいち厚生労働省のホームページで解釈を調べるといったことはしません。

　また、「就業規則」は従業員が閲覧可能な場所にあるはずですが、旅費規程・休業規程などのいくつかの規程に分かれており、自身が探したい条項にたどりつくまでに時間がかかることもしばしばあります。そうすると結局、従業員は調べることが億劫になり、労働時間の意味をよく理解しないまま働くということが起こりえます。

　労働時間は「従業員が使用者の指揮命令下に置かれている時間」です。「指揮命令下にある」というのがどういうことかを理解していないと、何が起こるでしょうか。下記はすべて、指揮命令下にあると解釈され、労働時間に当たる可能性があるものです。

・研修（受講の必須／任意を問わず、業務に必要と判断できるもの）
・昼休みの電話番（上長の指示がなくても、電話番をしていることが明白）
・次期アサイン予定のプロジェクトに関連する情報収集
・通勤時間中に回答を求められたメールや電話への対応

　上記に関する正しい知識を現場の従業員が持っていなければ、人事部がいくら頑張っても労働時間の過少申告や休憩時間の未取得につながり、労働基準法違反となる可能性が高くなります。反対に、必要な情報にすぐにアクセスできれば（知識があれば）このような状況は避けられます。こういったケースには、社内の規則や暗黙知をひとつに集めて明文化した「働き方の取扱説明書（ワークルール集）」の導入が効果的です。

※2：厚生労働省「改正労働基準法の施行について（1988年1月1日／基発1号）」