生産性の向上に必要なのは業務の効率化だけにあらず

「業務の効率化」と「生産性の向上」の違いとは？

「業務の効率化」とは、同じ業務を少しでも早く、コストをかけずに行う取り組みのことです。つまり、時間とコストを少しでも節約することで、人件費を含む総コストを抑えることを指します。例えば、残業コスト削減のために夜8時以降は消灯し、施錠をすることで従業員の方には帰宅してもらう、といった具合です。

　一方「生産性の向上」とは、現在のスタッフや設備などの資源からいかに成果を伸ばすか、ということになります。つまり、今のスタッフの態勢でどれだけ粗利を増やせる仕組みを作れるか、という点にフォーカスされます。

　整理すると、「業務の効率化」は「抑える・切り詰める」ことに重点が置かれており、「生産性の向上」は、「伸ばす」ことに視点が置かれているということです。

「業務の効率化」を行えば、時間に余裕が出て、他の大切な業務ができるようになるわけですから、 “生産性の向上のひとつの手段”であると言えます。ですが、これだけでは「生産性の向上」は難しいとも言えるでしょう。

「生産性の向上」を図り、業績を「伸ばす」には、具体的に次の3点が必要です。一つひとつ解説していきましょう。

（1）業務情報の共有化
　スタッフ一人ひとりが今どれだけの仕事を抱えていて、進捗がどうなっているのかを、朝礼やメール、チャットなどを使って、管理職だけではなくスタッフ全員で共有するようにします。進行が遅れている業務のフォローなど、人材を柔軟に配置すれば、グループ全体の業務をスムーズに進めることができるでしょう。

（2）業務の平準化
　進行が遅れている業務のフォローをするためには、マニュアルを作成し、誰でも対応できる態勢を整えておくことが重要です。いわゆる「仕事の属人化」をどれだけつぶせるかがポイントです。

（3）集中タイムの確保
　業務中に電話がかかってきたり、誰かから相談を持ちかけられたりすると、集中力が途切れてしまい、元のペースへ戻すのに苦労することはありませんか？ 必要なこととは言え、これではグループ全体の生産性が下がってしまいます。

　そこで、スタッフごとに“集中タイム”を確保し、その時間は電話も取り次がず、話しかけることもせずに、今行っている業務に集中してもらうようにします。企画書の作成などの重要な業務は、この時間に行えば短時間で成果を出してもらうことができ、生産性の向上につながります。

生産性を向上させるために助成金を活用しよう

　このように、生産性を向上させるには、「人」にフォーカスすることがカギとなります。個々のスタッフがスキルアップすれば、生産性への効果はさらに高まるでしょう。

　そのために、助成金を利用するというのも一つの手です。厚生労働省が管轄している助成金で、「人材開発支援助成金」や「キャリアアップ助成金」といったものがあります。例えば、従業員の方が自主的に研修などに行く際、有給で休暇を与えることで助成される「教育訓練休暇付与コース」や、アルバイトを正社員に転換することで助成される「正社員化コース」などです。

　ご関心があれば、まずはどのような制度があるのか知るためにも、ぜひ、お近くの社会保険労務士へご相談されることをお勧めします。

山口善広
社会保険労務士有資格者

著者プロフィール   HRプロ編集部 採用、教育・研修、労務、人事戦略などにおける人事トレンドを発信中。押さえておきたい基本知識から、最新ニュース、対談・インタビューやお役立ち情報・セミナーレポートまで、HRプロならではの視点と情報量でお届けします。