「働き方改革」とひと口に言っても、企業の置かれた環境によって課題は千差万別だ。当然それを解決する施策も変わってくる。昨今は優れたデジタルツールが次々に現れ、改革の可能性は広がっているように見えるが、働く現場によって“改革”の実感にばらつきがある。なぜなのだろうか？ 今回は、プリンターが働く現場のワークフローにおける生産性を大きく変えた事例を紹介する。
※写真はイメージです企業の働き方改革を支えるツール
しかしその前に考えるべきものとは
さまざまなデジタルテクノロジーがビジネスの場をにぎわせている。いずれも企業の期待は高いが、経営層の理解と現場の間には温度差がある。優れたツールを生かしそのギャップを埋めるには、目標設定の明確化と、現在の業務の棚卸し・ボトルネックの究明が欠かせない。
従来から日本の企業には、「画期的なツールを備えればさまざまなことがうまくいく」という思いが見え隠れするが、真実は逆だ。解決したい課題があり、最適な解決策を模索する。この順序を間違えると「なぜこれほど投資してAIを活用したのに効果が出ないのか」「なぜRPAを取り入れたのに従業員は文句ばかり言うのか」という経営者の嘆きにつながる。
残業時間が激減して生産性向上
非効率な作業を一変させたプリンターとは
ただ、業務改善に成功した企業はある。連日続く作業にメスを入れて残業を削減、課題だった従業員の満足度を向上させたばかりか、人件費を抑制して経営側のメリットにもつながったある大手日用品販売会社の流通を担当するグループ企業のケースだ。
※写真はイメージです注目すべきは、最新の自動化ツールを導入した同社が、目標達成に向けて真に改善すべき課題にしっかりと取り組んだことだ。
業務のボトルネックとして同社がたどり着いたのは、「納品伝票の印刷」という一点だった。デジタル全盛の昨今、同社が次のステージにシフトするカギと見定めたのは、意外にもすぐ目の前の「印刷」という物理的なフローにあった。
同社では、数社の荷主に納品を依頼しているが、そのうち多いところでは一日に5000にも及ぶ件数をさばく。しかし、当初はこれを以前からある一般的な印刷スピードのプリンターに頼っており、その印刷スピードが出荷業務の妨げとなっていた。
例えば、その日の午前の出荷データは、同日の昼までに印刷までこぎ着けることができるが、翌日のデータは、午後いっぱいかかっても終わらず、4名のスタッフが3時間ほど残業して対応。それを終えないと翌朝の出荷ができない。原因はそれまで使用していたプリンターの印刷速度にあった。同時に印刷時に発する熱のため伝票にゆがみが生じ、印字がずれてやり直しが生じるなどの手戻りも発生していた。同社の「働き方改革」は、まさに「プリンター改革」にあった。
そこで同社が導入したのは、「理想科学工業」の世界最速※1のプリンター「オルフィスGD」だった。選択の理由はプリントスピードの速さだが、実際に使用してみると、さまざまな副次的効果があったという。
「オルフィスGD」導入によってプリント時間が劇的に短縮されたため、これまで残業が必要だった翌日の納品伝票プリントを就業時間内に完了できるようになり、ボトルネックが解消。そればかりか、翌日午前中は別の作業に充てられるようになったため、業務効率アップにつながった。スタッフの負担が大幅に軽減されたばかりか、生産性向上による利益率アップというメリットを同社にもたらした。
※1：オルフィスGD9630プレミアム/GD9630/GD9631の場合。A4普通紙片面横送り、標準設定連続プリント、GDフェイスダウン排紙トレイ使用時。2019年3月現在販売の枚葉（カット紙）オフィス用カラープリンターにおいて世界最速（理想科学工業調べ）。以下同。
DMの封入・封かんまで自動化！
営業のモチベーションがアップし顧客との接点強化
別の事例もある。ある自動車販売ディーラーでは、9つの店舗が月に1度の販売イベントに向けて、チラシをDMで発送する作業に追われていた。以前から高速印刷が可能な理想科学工業のオルフィスGDを取り入れていたが、封入・封かんは手作業で行っていた。封入・封かんは通常でも手間の掛かる作業の上に、本業の受注や納車などで多忙となる2～3月はイベントを準備する時間が必要となり、封入・封かん作業が店舗スタッフの大きな負担になっていた。こうした繁忙期には、つい業務に忙殺され、封入・封かんが後手に回り、十分な告知ができないこともあったという。
封入・封かん作業を外注すればよいのでは、という考え方もあるが、封入するチラシの内容が急きょ変更になることがあるため、外注では対応が難しい。こうした状況ではイベント以外のDMも送りたいと考えていても、営業活動に消極的にならざるを得ない。
そこでこれまでのオルフィスGDに封入・封かん作業を自動化するオプション「メーリングフィニッシャー」を導入。劇的に業務が改善した。面倒な作業が減り、積極的な営業活動が可能となり、営業スタッフのモチベーションアップにつながった。
別の利点も生まれている。これまでDMに必要な封筒は外部から予備を含め購入していたため、これが営業本部に山積みとなっていた。ところが、オルフィスGDでは自社で封筒がカラー印刷できるため、必要な枚数だけ印刷すればよく、万単位の不要な在庫を抱えることがなくなった。
こうしてオルフィスGDとメーリングフィニッシャーの組み合わせが営業本部の対応スピードを劇的に上げ、店舗からの印刷依頼が増えて、顧客との接点増強に寄与している。
会議資料の印刷・丁合まで自動化
絶大な工数削減効果がもたらすもの
３つ目の事例にはまた別の視点がある。時間短縮と省力化、コスト削減までをも同時に達成した事例だ。ここで紹介するある大手組合ではさまざまな印刷ニーズがあり、中でも企画管理部では、毎月定例の会議に使用する資料作成やイベントのチラシ作成が大きな作業となっていた。使用する資料は、100ページほどの資料と20ページほどの別冊を数十部ずつ作成する。
※写真はイメージです課題となっていたのは、印刷・丁合をする製本作業だった。これまでは各部署から送られてくる資料をスタンプでページ番号を捺印、2ページずつ両面印刷して刷り上がったものを丁合機に手動でセットしていた。しかし丁合機は一度に40ページ分しかセットできないため、100ページの冊子を作る際は、3回もセットし直す必要があり、大変な手間となっていた。他の部署から人手を借りて4、5時間かけてようやく会議直前に完成する状況だったという。一方でチラシ作成ではカラー複合機を用いており、コスト負担の大きさが課題となっていた。
こうした状況を解決するため、オルフィスGDにフィニッシャーを組み合わせて導入した。決め手はその機能をデモで見たことだったという。効果はまさに一目瞭然。これまであれほど時間が掛かっていた作業が、たった30分から1時間あまりで完了。ナンバリングも丁合もステープル止めも自動化し、他部署から人手を借りる必要もなくなった。コストの問題もフルカラー1.44円/枚※2、モノクロ0.50円/枚※2という安さで一挙に解決した。
※2 A4普通紙片面、RISO GDインク F使用時。カラーは解像度300dpi、測定画像にISO/IEC24712に定めるパターンを使用し、ISO/IEC24711に基づく測定方法によって算出。モノクロは解像度600dpi、測定画像にISO/IEC19752に定めるパターンを使用し、ISO/IEC24711に基づく測定方法によって算出。用紙代別。
高速プリンターに特化した理想科学工業
飛び抜けたパフォーマンスが働き方を変える
こうした事例に共通するのは、今さら言うまでもなく世界最速プリンターを生み出した理想科学工業のオルフィスと各種オプションによる劇的な業務改善だ。理想科学工業は高速プリンターに特化した専門メーカーであり、その機能が多くの現場に、目に見える「働き方改革」をもたらしている。ハイボリュームプリントに対応したオルフィスの性能を支えるのは、同社のプリンターに込められた３つの技術「高速用紙搬送技術」「インク開発技術」「安定した高速大量プリントを支える耐久性」だ。
まず次元を超えたプリントスピードを可能にするのが精密な用紙搬送技術だ。これによって分速160枚という世界最速のスピードを達成している。インクについては、独自開発の油性顔料インクのため、水性インクとは異なり速乾性が高く、用紙の変形が少ないため高速両面印刷が可能だ。また安定した用紙搬送により、プリントから折りや綴じなど後加工の自動化も可能にしている。
もう一点が耐久性だ。いくら高速印刷が可能でも、その高負荷に耐える力が伴わなければ、大量の印刷を行うビジネスの現場では役に立たない。これらがすべて伴ってこそ成り立っているのがオルフィスだ。
業務工数と残業時間の削減ができるプリンター「オルフィス」は、これまで現場で見逃され、多くの時間とコストを費やしてきたプリントとそれに付随する後工程の生産性を向上させ、解決できなかった課題を取り除いてみせた。まさに、現場のリアルな働き方改革といえる。
●「働き方改革」を実現する高速プリンター「オルフィスGD」
>> 詳細はこちら
●世界最速プリンター「オルフィスGD」を体感できる展示会を全国各地で開催中
>> 詳細はこちら
＜PR＞
