名刺管理の選択肢の幅が広がっている。個人情報保護とデータ活用の両立が求められる今、会社の重要資産たる名刺情報をどのように管理しビジネスに還元していくべきか、従来のオンプレミス版にクラウド版も加わった「SKYPCE」を提供するＳｋｙの金井孝三氏が解説する。
その名刺管理方法、適切でしょうか
ビジネスシーンには紙の名刺がつきものだ。ではその名刺を適切に管理し、的確にビジネスにつなげている企業は、はたしてどれだけあるだろうか。
長らく、名刺は紙の状態で、社員一人ひとりが管理するものだった。会社で管理するという発想は比較的最近のものだ。
「ただ、会社で管理するとしても、ファイルに入れて保管するだけでは、個人で保管するのと変わりません。ファイルが会社の棚にあるのか、個人の机にあるかの違いだけです。つまり、紙の名刺をそのまま保管しているのでは、有効に使えていないのです」
「SKYPCE」を提供するＳｋｙの金井孝三氏はそう指摘する。名刺を会社で管理するという発想はあっても、共有するまでには至っていないことが大半なのだ。
Ｓｋｙ株式会社 ICTソリューション事業部 執行役員 金井孝三氏名刺の管理主体が個人から会社へ移る一方で、スマートフォンやパソコンを日々利用している社内の“個人”である社員は、名刺情報もITで管理するようになってきた。そこで重宝されたのがフリーの名刺情報管理サービスだ。
「こうしたサービスのユーザーは日本国内だけで既に数百万人はいるといわれています」
しかし、名刺情報を、個人がフリーのサービスで管理していていいのだろうか。
「個人がフリーの名刺管理サービスを使ってデータベースのように名刺を検索できるようにすると、これは個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）でいう“個人情報データベース”という扱いになります。つまり、社員が名刺をフリーの名刺管理サービスに登録すると、会社が管理すべき個人情報データベースになってしまうのです」
ところが、多くの会社はまだ組織として名刺情報を適切に管理していない。社員がそれぞれ個人の名義で契約し、フリーの名刺管理サービスを使っている。社員が勝手にやっていることなので会社側の管理対象になっていない、フリーサービスの利用自体を公式には把握できていない、というような状況が広がりつつある。
「フリーの名刺管理サービスであっても、会社の業務として利用すると個人情報データベースとなり個人情報保護法の規制対象となるのですが、個人はそうと知らずに利用していることも多く、結果的に法律上の問題が発生しているケースが多く見られます」
また、フリーの名刺管理サービスは、個人情報管理の観点以外にも問題が発生するケースがあるという。それは、システムに取り込んだ名刺のテキストデータや画像データが利用終了時に柔軟に取り出すことができない点だ。
「データが一切入手できない場合や、仮に取り出せても登録したデータの一部しか入手できない場合が多く、他のシステムで利用することは容易ではありません。SKYPCEではこのようなベンダーロックインになることを避けるため、お客様がスキャンした名刺画像やテキストデータ、お客様が入力した情報について契約終了される際には、お客様に返却できるようにしています」
営業支援につなげてこそ名刺が財産になる
会社が名刺を管理しているが、社内で共有できていない。個人が思い思いにフリーの名刺管理サービスを使っていて、適切な形での個人情報管理ができていない。こうした2つの課題を解決するのが、Ｓｋｙの提供する「SKYPCE」だ。開発の背景には、ユーザーとしての視点がある。
「私たち自身も以前、法人向けの名刺管理サービスを利用していたことがありました。ただ、そのサービスでは“いつ・誰が・誰と名刺交換をしたか”しか管理できず、営業活動の実態把握ができないため、もどかしさを感じていました」
このような実体験が、名刺情報を活用して営業支援機能を高めるという「SKYPCE」の発想のきっかけとなった。
「私たちは名刺をデジタル化するだけではなく、その情報を会社内で共有し、営業活動に活かして収益を上げていただくことにこそ価値があると考えています。『SKYPCE』を通して、これまでにない新しい営業スタイルを確立し、お客様の業績に貢献していけたらと思っております」
働き方の変化に合わせた待望のSaaSが登場
その「SKYPCE」は従来、オンプレミス版（※自社内で管理しているサーバーなどにシステム導入すること）で提供されてきたが、新たにクラウド版が加わった。
「オンプレミス版では『名刺情報を自社の管理下に置き、データを自由に扱うことができる』という点をご評価いただいていました。しかし、長引くコロナ禍や半導体の高騰といった社会的変化の影響で、『新規のサーバー設置ができない』『情報システム部門の採用が難しく、サーバーの管理者が不足している』といった声を多く聞くようになりました。お客様のご要望にお応えするためにはオンプレミス版だけでは限界があったため、今回新たにクラウド版、いわゆるSaaSのサービスを提供することにいたしました」
クラウド版のメリットは、サーバーを設置・管理する必要がなく、導入しやすい点にある。「SKYPCE」はオンプレミス版でも、クラウド版でも、同じ機能が利用できるように設計されている。
「『営業活動において重要なデータである名刺情報は、自分たちの手で管理したい』、そんなお客様にはオンプレミス版がおすすめです。もちろんIaaS形式でデータをクラウド上に置くこともできます。それに対して、『会社にサーバーを設置することができない』『名刺データをクラウド環境で保存することをセキュリティ上のリスクとして許容できる』といったお客様には、クラウド版をおすすめしています。オンプレミス版とクラウド版から選べるのは『SKYPCE』だけなので、お客様の環境に合わせ、最適なものをご提供できればと思っています」
属人性を排除して会社として名刺情報を活用
Ver.2にアップデートされた「SKYPCE」は営業活動を強力に支援する。たとえば、見込み案件の管理が簡単にできる。名刺交換は、営業スタッフがお客様との初対面時に行うものだ。もし初対面時からスムーズに商談に発展すれば、そのお客様は案件としてSFAなどに登録できる。しかし、実際のビジネスシーンはそんなに都合の良い話ばかりではない。お客様から「それはこの前買ったばかりで買い替えは5年後です」と言われるようなこともある。
「つまり、そのお客様は5年後には買い換えてくれる可能性があるということです。こういった見込み案件をどれだけ持っているかは、日々の売上・受注に大きく影響するので、そのお客様との関係維持はきわめて重要です。しかし、関係維持は営業スタッフ個人の管理に依存するところが大きく、属人的になりがちです。そこで、『SKYPCE』では営業支援のための様々な機能を提供しています」
「SKYPCE」の機能の一つではメールやメルマガを一斉送信できる「One To Oneメール送信」を提供しており、営業だけでなく販促部などや他の部門からもメルマガを送ることができる。
「メルマガで自分たちに関心を持ち、維持してもらえれば、たとえ今は案件がないお客様でも何年か先に見込まれる商談の機会まで関係をつないでおくことができます」
メルマガを一斉送信する際には、実際に名刺交換をした営業スタッフを差出人にすることができる。受け取る側としては会社からではなく、「名刺交換をした人からメールが届いた」と感じられ、強い印象を残すことができる。
見込み客のメンテナンスも長期にわたり支援する
新たな営業支援機能も追加された。日々の営業活動を記録する「活動記録」という機能だ。
この「活動記録」には、いつお客様を訪問し、どんな話をしたか、という情報を記録しておける。特徴は、その記録が名刺に紐づいていること。案件化前のお客様とのやりとりも全て記録できるため、後々のビジネスへの展開が期待できる。
「見込み案件を含めたビジネス進捗情報を管理できるシステムというのは、実は今まであまりありませんでした。私たちはこの『SKYPCE』独自の『活動記録』機能で、“商談になる前の関係づくり”という新しい価値を提供してまいります」
「活動記録」機能で営業情報を一元管理。情報共有も円滑ださらに、この「活動記録」は社内で共有できるため、組織として、見込み案件の関係づくりの過程を属人化させず長期にわたって把握できる。
「特に大企業では、2~3年ごとの人事異動で担当が変わり、引き継ぎの難しさから、関係を維持したいお客様との関係が途切れてしまうということもあるでしょう。また、記録から引継ぎ前の進捗状況を確認しようとしても、企業単位あるいは案件単位でまとめていることが多く、詳細までは把握できないこともあります。しかし『活動記録』を見れば関係を維持したいお客様がいつ誰と何を話していたかという履歴がわかるので、後任者はお客様と名刺交換さえすれば、スムーズに引き継ぎを行えます」
「活動記録」を活用することで、時間をかけた関係構築をいずれ大きな案件として実らせることができるのだ。
「活動記録」のデモ画面。情報が整理されていて操作しやすい点も魅力的だニーズに合わせて進化を続けるSKYPCE
具体的に案件化する前の関係の構築や維持の時期、お客様との話題は多岐にわたり、また、変化する。お客様に関する情報は常に最新のものを把握しておきたいものだ。『SKYPCE』はそうした活動も支援する。お客様の会社に関わるニュース情報の配信機能を近々、追加する予定だ。
「『SKYPCE』に登録された企業名とWEB上のニュースの中に登場する企業名を一致させ、そのニュースを表示するという機能です。訪問前にお客様の名刺データを見れば、その会社に関する最新のニュース、例えば新製品に関するニュースリリースなどを読むことができるので、お客様との話題づくりにご活用いただけます」
また「SKYPCE」では、SFAやCRMとの連携機能も準備中だ。これが実装されると、「SKYPCE」に取り込んだ名刺データを利用中のSFAやCRMに送ることができ、マスター登録時の手入力が不要になる。
入力データのチェック体制も万全だ。
「私たちはスキャンした名刺データを、OCRだけではなく、AIや機械学習、最後は人間の目によってチェックしています。これによってメールアドレスや電話番号、住所や部門・役職名に至るまで、全て間違いのないデジタルデータとして登録されるため、SFAやCRMと連携した際にもそのままマスターデータとしてご利用いただくことができます」
営業活動を強力に支援するOne to Oneメールや活動記録、搭載予定のニュース配信、SFA / CRMとの連携機能は、オプションではなく、全て標準機能として提供される。
「今後も新機能を続々と追加していく予定です。ぜひ『SKYPCE』を活用し名刺のDXと営業支援の拡大を、是非ご検討頂ければと思っています」
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