就業形態や勤務体系が多様化した現在、従業員の勤怠管理や給与計算なども日々複雑化し、人事・総務部門へかかる負担も大きくなっています。
それらの、各企業が対応しなければならない問題点を正確に把握し、適切に解決することが業務の効率化に繋がります。勤怠管理システムは各企業に合わせた物を選定する必要があります。ここでは、多くの企業が対面する勤怠管理の問題点と、勤怠管理システムの選定のためのチェックポイントをご紹介致します。
■勤怠管理の問題点
従業員の働き方や人員規模は、企業により千差万別で、当然、勤務時間の管理や給与の計算方法なども企業ごとに異なります。各企業はフレックスタイム制や裁量労働制、シフト勤務、交代勤務、複数回勤務などの複雑な勤務形態、時間外労働や休日勤務などにもきめ細かく対応しなければなりません。ところが、勤怠管理はIT化が進んでおらず、タイムカードのデータを手入力し、集計しているといった企業も少なくありません。人事・総務担当者の手間がかかるばかりでなく、知らぬ間に従業員の過重労働を見逃す、などのコンプライアンス違反にもつながりかねません。勤怠管理システムを導入することで、業務効率化だけでなく従業員の適切な就業時間管理、休日休暇管理、無駄な残業代の削減効果も期待できます。勤怠管理システムの導入にあたっては現在の自社の状況を踏まえ、問題点を整理しその解決を望める物を選定することが必要です。
■勤怠管理でよく起きている問題事例
１．パート・アルバイト等、勤務時間・シフト管理が複雑
２．休日出勤や夜勤など、割増賃金の計算が複雑
３．裁量労働制やフレックス制で所定労働時間と残業時間の判別が難解
４．締め日から支払日まで期間が短く、集計が間に合わない
５．法令の改正や就業規則の変更などに、担当部門が対応しきれない
６．休日届などの社内書類が多く、突き合わせの負担が大きい
７．事業所が多数あり、情報の集約に時間がかかる
８．タイムカードなど、ターミナルへの打刻忘れなどが多く、管理が徹底出来ない
■勤怠管理システム選定のための、４つのチェックポイント
勤怠管理システムは、主に従業員の出退勤を入力・集計し、従業員の労働時間と給与を適正化していくことが目的となるので、自社に合わせたシステムを選定する必要があります。特にシステム導入の成否の鍵を握る4つのチェックポイントをまとめました。
１．自社の就業規則に対応可能か？
２．給与システムとの連携は可能か？
３．自社の従業員にとって使いやすいシステムか？
４．キャパシティとセキュリティは十分か？
