人事・総務の業務は圧倒的に業務量が多い。採用者名簿の作成、社員評価の集計、社内報作成、経理に提出する書類作成、面談、スケジュール調整など…。出版社の人事兼総務になって早4年。
今年からテレワークを導入する様になり、週の半分は自宅での業務に精を出す緑山。今日もLINE WORKSを使い、業務を円滑に進める。
-9:00-
緑山：ふぅ。朝のコーヒーはやっぱり最高ね...。体に染み渡るわ...。
あ、そろそろ始業開始だわ。
以前うちの会社は毎朝9:00から全社員が顔を合わせて朝礼をしていたが、
テレワークになってからは、LINE WORKSのビデオ通話を活用して朝礼をしている。
緑山：PCでLINE WORKSのアプリを立ち上げて...。
緑山：おはようございます。本日は午後に学生内定者と一件ビデオ通話があります。あと、金曜日のオンライン社内研修の参加者ですが...
…
ビデオ通話が終わると、スマートフォンにLINE WORKSの通知が来る。
緑山：採用の応募ね。以前は電話やメールでのやりとりが主流だったから、こうやって通知が来てくれると助かるわ〜。応募者への対応が漏れたり遅れることもなくなったし、集約することで不必要な管理システムの作業がぐっと少なくなったし。
緑山：それに、面談の日程をLINE WORKSの共有カレンダーに予定を入れると、チーム全員が把握できるし、本当に便利になったわねぇ...。
-11:00-
緑山：OCRで画像（書類）や領収書をテキスト化して...。
緑山：ふぅ...。経理に提出する書類データはこんな感じでいいかしら。えっと、ファイルは、 LINE WORKSの共有フォルダ にアップロードして。
緑山：トークで経理担当に「書類データアップロードしました」っと。
-11:30-
緑山：あら？ここの操作ってどうやるんだったかしら...。社内共有のマニュアルは、ええと...どこに...。
緑山：うーん、ITの管理担当にメールして...。じゃなくて、LINE WORKSのチャットボットに聞けばいいんだったわ！
緑山：「社内制作マニュアルの場所」...っと。あ、ここにあったのね。助かった〜！
緑山：そういえば、チャットボットを使い始めてから、社内から人事/総務宛に年末調整やら住所変更やら特別休暇の申請の仕方だったり、同じような内容のメールがいろいろな人から来ることがぐっと減ったわね...。今考えると、作業は中断するし、返信の文章作成だったりで時間を取られて非効率だったわね...。
-12:00-
緑山：さて、午前中の業務も時間通り進んでいるし、昼休みにしようかしら。チャットで連絡しておきましょう。「休憩入ります」っと。
緑山：テレワークでLINE WORKSを使い始めてから、業務もサクサク進むし休憩も十分に取れるようになったわ〜。
緑山：仕事するときは仕事する、休むときは休む！なんてね。さ、お昼お昼！食べながら海外ドラマの続きでも見よっと。
-13:00-
緑山：さて、午後も頑張りますか！「午後の業務開始します」っと。
社員の勤怠チェックを開始する緑山
緑山：それにしても、LINE WORKSのチャットと勤怠システムの連携で現場や営業社員の打刻漏れがぐっと減ったわね。それに勤怠システムが自動集計した勤怠データが給与計算システムとも連携しているから、給与計算も自動でやってくれるし...。
緑山：ちょっと前までは、打刻シートとエクセルをにらめっこしていたのが嘘みたいだわ。
-15:00-
緑山：あ！そろそろ学生内定者とLINE WORKSでビデオ通話の時間ね。
通話をかける緑山
緑山：あ、お疲れ様です。この前チャットで送っていた課題の件なんだけど、何かわからないこととかある？
学生：ええと...。ここの操作方法がわからなくて...。
緑山：たしかにそこは少しややこしいわね！マニュアルがあるから、いまチャットにPDF送るわね。（っと、違うPDF送ってしまったが、送信取消ですぐ対応。すぐに該当ファイルを再送っと）
学生：よろしくおねがいします！
緑山：...そんなところかしらね。また何か疑問点とかあったら、チャットでもビデオでも気軽に聞いてくださいね。
学生：はい！ありがとうございました！
LINE WORKS のアカウントを内定学生にも付与し、
課題の提出や入社前のケア、コミュニケーションを取ることができる。メールだと２−3日返信ないということもザラだったけど、LINE WORKSだと読んだかどうかもすぐに分かるし、各段に返信スピードがあがった。
-17:00-
スマートフォンに通知が来る。
緑山：あ、現場の営業の方からだ。
緑山：社内の印刷用紙とトナーが残り少なくなった、か。『了解です』っと。
そのままスマートフォンを操作する緑山。
緑山：購買サイトと連携しているボットをつかって、そのままLINE WORKSで購入できるから楽ね〜。入力もほぼないし、選択肢をクリックするだけだし。
緑山：以前は購入漏れも多かったし、いちいち購入サイトを開く必要もあるしで...今は、誰が何を買ったか通知も来て管理しやすくなったし、発送通知もくるしほんとLINE WORKS様様ね。
-18:00-
緑山：さて、今日も定時に業務終了！「お疲れ様です」っと。
緑山：それにしても、このチャットが打刻の代わりになるなんて楽ね。管理側も便利だけど使う側ももっと便利になったわ。
子供：あ、お母さんお仕事終わったの？
緑山：うん！今日は家族でゆっくり映画でもみましょうか。
子供：やったー！
