遠く離れた拠点や各部署からでも必要なメンバーが自由な発想やひらめきをライブに共有する。そんな生産性の高いミーティングを簡単に行うことができたら……。国内外に積極的に事業を展開する企業にとって、それは願望でもあり課題でもある。テレカンファレンス(遠隔会議)ツールは便利で活用が進んでおり、実際に成果も上がってはいるが、同時にさまざまな問題も顕在化している。
便利で活用が進むテレカンが、
効率化につながっていない理由とは？
どこからでも会議に参加できるテレカンファレンス（（遠隔会議）以下、テレカン）は、グローバル化するビジネスや働き方が多様化する現代において利用が広がっており、無くてはならないツールとなりつつある。しかしツールによっては「使いたい時に使えない」「肝心の話に集中できない」「会話に入るタイミングがつかめず、一方的な情報伝達になりがち」といったストレスがあり、必ずしもビジネスの助けになっていないケースがある。
まず、会議室に常設する特定の装置を必要とするテレカンシステムでは、「システムのある会議室が一杯で予約できない」「準備に時間がかかる上、途切れる」といった声が聞かれる。また、最近主流となりつつあるWeb会議システムでは「操作がよくわからない」「音質が悪く声が遅れるため話しづらく、聞き取りにくい」といった声が多い。さらに、リアルの会議と比べて圧倒的に情報量が足りず、伝わりづらい。本来コミュニケーションを促進するはずのツールだが、これではもったいない。
特に大きな不満が「音声」に集中している。
当然のことながら、テレカンでは声が聞こえなければミーティングにならない。聞こえていたとしても、音声が遅れて届くと会話のテンポが合わず、ストレスが増大する。さらに聴き直すことで会議が長引き、意味が伝わらず意見がまとまらないといったことも起こりかねない。複数の拠点が接続している場合はさらに顕著だ。
これでは、せっかくのツールを導入しても生産性に寄与することができない。だが、こうした課題を一挙にクリアするばかりか、アイデアやひらめきまでも加速させるWeb会議システムが現れた。
「使用環境が限定される」「音が悪い」……。
テレカンの悩みを一つずつ解決
そのツールこそ、「どこまでも簡単で快適に」をコンセプトに開発された、「IC³」（アイシーキューブ）だ。IC³はシンプルで簡単なUIを採用しておりすぐに使えることはもちろん、従来のツールの欠点を徹底的に研究、特許技術を活用し音声品質と接続安定性を高めている。
その結果、高品質な映像や遅延の少ないクリアな音声はもちろん、PCだけでなくスマホやタブレットなどのモバイル環境から複数の拠点が参加する場合でも、安定した通信でWeb会議を行えるようになった。これによって、対面しているような中身の濃い、レベルの高い議論が可能となり、ビジネスの機動力をアップすることができるようになった。まさに、多くのビジネスパーソンが求めてやまなかったツールといえる。導入企業からの評価も高いという。
「いま手書きしたアイデアをすぐに共有」
もっと自由で創造的な会議を実現
クリアな音質で簡単に使用できたとしても、自由な発想やひらめきを共有するにはまだまだ課題がある。例えば大人数で多くのアイデアを募るようなブレスト会議の場合、その場の思い付きを書いたメモなどを見せたり、ホワイトボードに手書きしたりしてアイデアを膨らませていくことがよくある。しかし、既存のテレカンシステムで遠隔でブレストを行うことは非常に困難だ。メモなどをカメラに映して共有することは当然できるのだが、手持ちした紙は手振れして相手に伝わりづらく、ホワイトボードにアングルを切り替えるにもいちいち手間がかかり、ストレスとなってしまう。これではクリエイティブなアイデアを生み出す場にはならない。
そこでIC³は新たな機能を搭載し新たな価値を提案する。PCに接続できるカメラを最大4台同時に利用できるようにしたのだ。この機能によって遠隔に伝える情報量を増やすことができる。話者を捉えた映像やメンバーを広く見渡した映像のほか、手元の資料用に書画カメラを、かつホワイトボードを捉える定点カメラを設置すれば、ミーティング中のすべての情報を相手に伝えることが可能になる。
さらに、PCのデータももちろん共有でき、今見せたいものに瞬時に切り替えることができる。これにより、対面でのコミュニケーションでよく発せられる「これ」「あれ」などといった指示語を使いながら、カメラで映した手元の資料を指差しして説明することができるため、自然な会話の流れで、あたかも同じ空間にいるような対話が可能となる。
これまでのツールでは難しかった「自由な発想やひらめきをライブに共有」の実現をサポートし、会議の生産性をぐっと向上させてくれる。これが、IC³が機能追加し新たに提案するベネフィットだ。お互いの表情も、手書きのメモも、エクセルなどのデータも、見せたいものがすぐ見せられる。これは、テレカンシステムどころか、参加者の感性を加速させ、会議の生産性を倍加させるプラットフォームといっても過言ではない。
ITツールの進化により、ペーパーレス化など書類、文書をデジタル化することは当たり前になりつつあるが、人と人が介するコミュニケーションにおいて、すべてをデジタル化することによる障害は必ずある。デジタルの力を大いに活用しつつ、アナログデータを効率よく利用できる「アナログ／デジタル混合」のコミュニケーションツールがこのIC³である。
簡単で使いやすいから会議が深まる、濃くなる
IC³はクラウドサービス、オンプレミスどちらも用意している。自由な利用にはクラウドサービスが向いていることはもちろんだが、企業によってはセキュリティーの観点からコミュニケーションに関わるツールは社内ネットワークの利用を必須としているからだ。どちらの場合でもユーザーの利便性は同様である。システム要件を満たすウインドウズPC、スマートフォン、タブレットがあれば、どこからでもWeb会議に参加できる。
またシステムに登録のない社外の方とのコミュニケーションも簡単に行える。当日その場だけ有効な参加用URLをメールで送信可能で、かつ参加可能メンバーを限定できる。社外の方はメールに記載されたURLをクリックするだけで参加でき、招待者は安全を担保しながらミーティング可能だ。
しかもIC³はインターフェースがシンプルで、はじめての方もミーティングに簡単に参加できる。従来のWeb会議システムでは、メニューが階層化されているなど、使い慣れていない人にはどこに何があるか分かりにくく戸惑うことも多かった。だがIC³では、必ずしもITリテラシーが高くない人たちでも直感的に操作できるよう、操作ボタンは必要最低限に絞り込まれている。
分かりやすさはこんなところにも表れている。例えば資料画像を参照したり、他の画面に切り替えたりしたあと、元に戻ろうとすると戻り方がわからず、そこで会議がフリーズするといった笑えない「あるある」も、IC³ならワンタッチで元に戻れる。ツールの操作に煩わされることなく、会議の内容に集中できるのだ。
セキュリティー上のリスク「シャドーIT」駆逐にも
IC³を開発したキヤノンITソリューションズは、中堅以上の規模の企業に使ってほしいと考えている。人数も拠点も多い企業では、「せっかくWeb会議システムを導入したのに使いづらいばかりに利用が進まない」という悩みをよく聞く。テレカンシステムは社員が勝手に持ち込む、いわゆる「シャドーIT」のツールになりやすい。セキュリティー上のリスクにもなりかねない。そのためにも、会社で使い勝手の良いWeb 会議ツールを導入する必要がある。
キヤノンＩＴソリューションズは開発元としてフリートライアルも積極的に行っている。トライアル後にすぐ全社導入に至る企業もあれば、まずは部門導入し使い勝手を確かめ、社内に浸透できるか確認してから全社導入に至るといった企業もある。どちらの場合も導入バックアップはもちろんこれまでの経験から利用促進のアドバイスも行っている。
IC³は「皆が使いやすいストレスフリーなツール」というばかりでなく、自社のコミュニケーション力を引き上げ、生産力を高める“攻め”の一手につながるツールといえそうだ。
＜PR＞
