Office365で実現する“モダンワークスタイル”で
なぜ、社員のやる気はあがるのか？

 ワークライフバランス、イクメン、ゆう活など、新しいワークスタイルに関する言葉が次々と生まれている。これらには、ライフを確保するためにワークにかける時間を短縮するという共通点があるが、一方で、ワークに使う時間の密度を高め、新たなビジネスを創造する新たなワークスタイル、いうなれば経営者が常に従業員に求めてきた働き方を、今一度改めて提案する企業がある。“モダンワークスタイル”を打ち出す日本マイクロソフトだ。老舗IT企業が働き方に言及する理由を「元々、お客様である企業の生産性向上を支援してきた会社だからです」と同社のアプリケーション & サービス マーケティング本部 Office 365 エンタープライズ グループ シニア プロダクト マネージャーの輪島文氏は明かす。

 確かに、紙で作っていた文書をWordで、手計算していた書類をExcelで、OHPで作っていたプレゼン資料をPowerPointでつくるように変わったのは、パソコンとマイクロソフト製品が職場に当たり前の存在となったからだ。コミュニケーションの主流も、インターネットの普及により電話からメールに移行した。そして現在は、ノートPCやタブレット、スマートフォン、そしてクラウドを活用するのが当たり前になりつつある。

 そのポイントのひとつであるクラウドには、ローカルのパソコンのアプリを使い、データだけをクラウド上に置くものや、スケジュール管理などの機能もクラウド化するなど、さまざまなサービスがあるが、マイクロソフトが提供するOffice 365では、Word、Excel、PowerPointなど、使い慣れたアプリがクラウド化されているため、いつでも、どこでも、どのデバイスを使ってでも、仕事ができる。
 

 「いつでもどこでも」はもう当たり前

  しかし、マイクロソフトがOffice 365で提案するモダンワークスタイル――課題を解決するだけでなく、ビジネスを創造するワークスタイル――は、時間と空間を超越した仕事を可能にするだけに留まらない。

 「私たちの提案は、女性活用や一億総活躍のように、現在は働いていない方に働いてもらおうとするのに加え、すでに働いている方の仕事の質を上げようというものです。そのためには、めまぐるしく変わる世の中の変化のスピードについて行き、これまで以上に仕事の質を上げる必要があります。その支援のため、Office 365では新たに3つの柱を用意しました」

 その柱の1本目が、「新しいコラボレーション」だ。これまでもマイクロソフトは、社内SNS「Yammer」やオンライン会議システム「Skype for Business」などを個別に提供してきているが、Office 365ではそれらを統合している。

 「使う側にとっては使いやすく、管理する側にとっては管理しやすい機構です」

 そのOffice 365では、たとえばこういったコラボレーションが可能だ。
 

まるで隣にいるように仕事ができる

  「Office 365ではクラウドに置いたひとつのファイルを、離れた場所にいる複数の人が同時に編集できますが、さらに、必要に応じて、ワンクリックでテレビ会議を立ち上げて会話をする、といったことができるようになります 」

 

 まるで隣同士の席で仕事をしているかのようなスムーズさだ。また、会議の開催を待ったり会議のための調整をしたりといったタイムラグが発生しなくなるため、意思決定も早められる。

 「特にYammerの場合、メールのように『いつもお世話になっています』といった挨拶が不要ですし、わざわざメールを送るまでもない相手にも気軽に情報を提供できます。また、受け取った側も返礼は「いいね！」で済みますし、得た情報を簡単にシェアできるので、組織を超えての会話がしやすくなります。やりとりの履歴を追うのもメールより簡単です」

 気軽なので、正式な公開を前に「誰がどんなプロジェクトを立ち上げようとしている」「どこの部署でこういった取り組みを始めた」といった情報が共有されることもある。すると従来に比べ、そのプロジェクトや取り組みに必要な情報や人が、どこにあるかいち早く分かるようになる。たとえば、本社が何かを正式決定する前にその情報を支社にもシェアすることで、支社からアイデアが上がってくるといった具合だ。

 2本目の柱は「インテリジェントツール」。世の中の変化のスピードが上がると、触れる情報の量も増えていく。すると、その中から本当に必要なもの、有益なものを探し出すのに時間がかかってしまう。

データ探しの時間を短縮させる

 IDCの調査では、人は1週間に2～3時間をデータ探しに費やしているという結果が出ています。その時間を短縮するためのインテリジェントツールのひとつが『Delve』です。これを使うと、たとえば売上分析をしたいとき、社内にある様々な、分析レポートの中から、どれを使えばいいかが可視化されます」

 ではDelveは何に基づいてデータの有益性を判断しているかというと、ユーザーが過去にOffice 365をどのように使ってきたか、だ。

 「どのアプリで何をするのに何時間を使ってきたか、誰とコミュニケーションを取ることが多いのか、Office 365はよく知っています。ですからその蓄積をもとにしたリコメンドができるのです」

 

 
 これは、個別にアプリを使っていたのでは得られない、Office 365ならではの大きなメリットだ。
 ただ、インテリジェントツールが有能な秘書やコンシェルジェのように深くユーザーのことを知っているとなると、便利な反面、セキュリティも気になるところだ。

世界有数の攻撃対象でありながら情報を漏らさない、
万全のセキュリティ

 そこで、3本目の柱に据えられているのが「エンタープライズグレードのセキュリティ」。セキュリティはデバイスとクラウド、両面で最大限に強化されている。

 「まずデバイス側では、メールに添付されるマルウェアを事前に検知して削除や隔離をしたり、URLの記載があればそれをブラックリストと突き合わせ、そのサイトにアクセスできないようにすることができます。こういった対策をしているので、ウイルス感染を恐れてノートPCの持ち出しやUSBメモリの利用を禁じる必要はありません」

 クラウド側も同様だ。

 「実はマイクロソフトの米国本社は、世界で最もサイバー攻撃を受ける組織の1つです。しかしこれまで、その攻撃によってデータが漏洩したことはありません。サイバー攻撃の現状を可視化し常に最善の対策を取れるよう、投資をしているからです。ですから、お客様の社内に設置されているサーバーでデータを管理するよりは、私たちのサーバーにデータを預けていただく方が、むしろ安心だということで、クラウドを選択されるお客様が増えています」

 新しいコラボレーション、インテリジェントツール、そしてエンタープライズグレードのセキュリティ。この3本の柱を備えたOffice 365。すでにマイクロソフト社内では、2011年の本社オフィス移転を機に、Office 365を活用した“モダンワークスタイル”の導入を進めてきたが、成果は上々。ワークライフバランス満足度は40％向上し、事業生産性も26％アップ。逆に、女性の離職率は40％減り、紙の書類も49％も削減された。攻めのワークスタイル導入が、結果としてワークライフバランスも向上させているのだ。それを実現するOffice 365の特徴をここで改めて紹介する。

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 Office 365は、パソコンでもタブレットでスマートフォンでも、使い慣れたWordやExcel、PowerPointなどのOfficeを、常に最新の状態で使えるクラウドサービスだ。ただアプリが使えるだけでなく、メールやスケジュール管理やファイル共有、社内SNSやオンライン会議も、別のアプリであることを意識せずに使えるため、チームで進める仕事を強力にサポートする。そのOffice 365に2015年12月1日、ここで紹介してきた3本柱をフルに活用できる「E5」というプランが登場した。無料でトライアルも可能なので、成長を加速させるためモダンワークスタイルを自社に取り入れたい方はまず、試してみてはどうだろうか。

Office 365 E5のトライアルはこちらから＞＞
 

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