※本コンテンツは、2021年5月27日に開催されたJBpress主催「第1回 総務・法務イノベーション」の特別講演Ⅲ「ビジネスの成功に寄与するために、ネスレ日本の法務部が取り組んでいること」の内容を採録したものです。
ネスレ日本の企業法務に求められるものは何か？
ネスレは売上高約10兆円、2000を超えるブランドを世界に展開する世界最大の食品飲料会社です。社員数は27万人。スイスの本社では、数百人の弁護士が働いています。
日本法人であるネスレ日本の法務部は社長直下の組織で、主には契約書作成・審査法律相談などの一般的な法務業務に加え、コンプライアンス関連業務、個人情報保護関連業務を担当しています。法務担当者は私を含めて7人ですが、弁護士資格を持っているのは2人のみ。大半は社内の別の部門から異動してきたメンバーです。
会計、マーケティング、営業、エンジニア、品質保証など、それぞれ経験してきた担当業務は異なり、その結果、ダイバーシティが形成されています。弁護士はあくまで法律の専門家であり、弁護士資格を持っているだけでは、社員がどのような仕事をしているか、どんな思いで働いているかは分かりません。企業法務の組織をつくるためには、ダイバーシティの視点が非常に重要になるわけです。
法務部は、会社からガーディアン（守護者）としての役割を求められてきました。特に上場企業はコンプライアンス事案が会社の評価や株価に影響を与えることから、その役割は大きいといえます。
しかし他方で、法務部には「ビジネスの成功を実現させる」という役割も課せられています。ビジネスパートナーとして事業部をガイドしたり、時には ビジネスリーダーとして事業部をけん引したりする役割も求められているのです。
その上で重要な視点は、その会社自体が持つ属性によって、経営陣から求められる機能が異なるということ。例えば、当社の場合は「非公開会社」「外資系」「食品会社」という属性を持つため、法務部が一部上場企業をイメージした法務の取り組みを実施しても、大した貢献はできません。属性から法務の目指す姿をイメージし、そこから逆算しながら手段とプロセスを考えていくことが、企業法務には求められています。
法務部もビジネスに深く関わることが必要
ネスレ日本では昨年から「nesQino」（ネスキーノ）という製品を国内展開しています。これは国内外で注目されているスーパーフードを手軽に摂れる飲料で、Q-cup（キューカップ）という専用機器を使い、スムージーがつくれるサービスです。
nesQinoはネスレ日本にとっての新規事業です。こうした新規事業を行うとき、法務部は「ビジネスに深く関わる」姿勢が必要です。
同商品の開発・流通・販売に当たって、他社とのコラボレーションもあり、販売方法や配送方法などを詳しく検討した上で契約を交わす必要がありました。同商品のリサイクルシステムにも法律が絡むことから、法務部が自治体との交渉にも関与しました。
このように、「法律の専門家だからビジネスの中身まで詳しくない」という姿勢では、企業法務は決して務まりません。ビジネスの中身まで深く踏み込んだ上で、法律の知見も組み合わせながら「よく考える」必要があります。
ネスレ日本はリーガルテックをこう活用した
ビジネスの中身を詳しく知り、法律知識も照らし合わせながら、ビジネスの成功への道を探ることが企業法務の在り方だとしたら、法務部にとって課題となるのが「業務効率化」です。このような背景から、最近はリーガルテックの活用が広がっています。事例として「クラウドサインの活用」についてシェアします。
今から5、6年前、法務部では業務効率化の実現に向けて、作業的な業務時間の削減を検討しました。法務部は法律を軸とした専門職ですが、「社内回覧、製本、押印、郵送」「過去の契約書の閲覧」といった管理業務が存在します。これらの作業時間を削減するため、当社は電子契約サービス「クラウドサイン」を導入しました。
導入に当たり既存業務フローを全面的に見直し、新しいルールを構築しました。FAXとEメールとでは業務フローが異なるのと同様に、既存の業務フローは「電子契約が導入されていない」前提で仕組み化されています。そこで、これまでのフローを根本から見直し、テクノロジーが介在する新たな業務フローを考えました。
適用範囲を社内稟議（りんぎ）・契約書管理にも拡大した
電子契約サービスを導入する多くの企業は、下記のように契約締結の部分にのみサービスを適用しています。
〈一般的な使用イメージ〉
① 契約書（PDF）をアップロード。押印・署名などの場所を指定し送信する
② 契約の相手方権限者に確認依頼のメールが送付される
③ 相手方権限者がクラウドサイン上で押印する
しかし、当社の場合、その適用範囲は契約締結の前後にある社内稟議（りんぎ）、契約締結、契約書管理の全てに及びます。サービス上では相手方権限者のみならず、社内稟議（りんぎ）の関係者を選択できるフローを構築しました。
複数のサービスがある中、クラウドサインを導入した決め手もこの部分にありました。スイス本社では別の電子契約サービスを導入していますが、業務を合理化して少しでも多くの時間を捻出するためには、クラウドサインが適任でした。そのため本社を説得し、同サービスを導入しました。
クラウドサイン導入により、会社全体で計算上年間1000時間の削減効果が生まれました。例えば、法務部だけで考えても、1人につき社内回覧（5分）、製本（5分）、押印（5分）、通勤時間（20時間／月）、過去の契約書の閲覧（40時間／月）を削減しています。もちろん、事業部でも同様の効果が生まれています。
社内稟議（りんぎ）に回すため上司のもとへ書類を持っていくにしても、郵送で書類を送るにしても、そこには必ず“ちょっとした時間”が生まれていました。契約書管理も同様で、紙で保管された過去の契約書を閲覧するにも“ちょっとした時間”が割かれていました。そうした“ちょっとした時間”も企業単位で合算すれば、多くの時間になります。
この時間削減効果以外にも、電子契約の導入によって「ビジネスのスピードアップ（20日→3日）」「印紙などのコスト削減（約150万円）」「偽造・紛失リスクなし」「リモートワークの実現」などの副次的効果も生まれています。
案件管理プラットフォームで法務部をAmazonのように利用しやすく！
もう一つ、法務部主導で進めているのが「案件管理プラットフォーム」です。私は、法務部と事業部の関わり方を変えるアプリケーションをつくりたいと思っていました。例えば、気になる商品があったとき、Amazonなどのインターネット通販サイトを検索すると思います。それと同様、事業部が法律の関わる案件で気になることがあった際、手軽に検索・相談できるアプリケーションが欲しいと考えていました。
これまで事業部からの相談には、法務部員単体で応対していました。それが、案件管理プラットフォームの構築により、一括して管理できるようになりますし、事業部は目的に応じた情報をアプリケーション上から取得することもできるようになります。完全外注だと数千万円、数億円のコストが必要なので、自社IT部門の協力を得ながら、Microsoft Power Appsで自社開発しているところです。
昨年からのコロナ禍がビジネス領域で大きなテーマになっているように、法務部が対応しなければならないテーマも時間の経過とともに激しく変化し、より広範に、より複雑になっています。この変化に企業が対応していくためには、法務部の“考える時間”が必要であり、そのためにリーガルテックが不可欠です。
テクノロジー導入には、社内交渉、予算検討、業務フロー見直し、新たなルール策定など、ある程度の時間や手間が必要とされ、導入には初期コスト・ランニングコストがかかります。しかし、テクノロジーを最大限活用できる方法を考えれば、それらの時間・手間・コストを超える効果を獲得できるはずです。
