前回のコラムでは、業務マニュアル作成の意義についてお話しした。

　しかし、せっかく時間をかけて作成した業務マニュアルが活用され続けなければ意味がない。今回は業務マニュアルの活用方法と更新方法を説明する。

「業務マニュアル管理表」による探せる環境づくり

　業務マニュアルを活用するには、必要としているマニュアルがすぐに探し出せる環境をつくる必要がある。それにはまず、部門の業務項目を棚卸し整理した「業務体系表」を作成する。その上で、業務マニュアルの有無と業務マニュアルが保存されている場所、更新担当者の情報を付加し「業務マニュアル管理表」の作成を行う。

　異動してきた社員はそもそも業務マニュアルの存在を知らない、もしくは、どこにあるかすぐに探せないから聞いた方が早いという理由で、業務マニュアルが活用されなくなるということがよくあります。この「業務マニュアル管理表」があることで、すぐに業務マニュアルを探せるようになる。

　また、管理表で更新担当者を明確にすることで、マニュアルを新しい状態に保つことができる。さらには、業務マニュアルを使用した際に、不備や不明点があった場合の確認先も明確になる。

業務マニュアルが活用されない理由

　分かりやすい・探しやすい業務マニュアルを作成できたとしても、残念ながら「活用しよう！」という掛け声だけでは、なかなか活用されない。なぜなら、業務マニュアルの作成方法に起因した理由以外にも、活用されなくなる理由が２つ存在するからである。

理由１：使わなくても困らない
ベテラン担当者は、業務マニュアルがなくても業務遂行できるため、業務マニュアルは活用しない。しかしながら、長年業務をやっているといつの間にか業務マニュアル記載の業務手順と違ったやり方をしていることがよく見受けられる。
そのため、ベテラン担当者でも一度初心に返って業務マニュアルを確認し、記載されたやり方通りに業務遂行できているかを確認する必要性がある。

理由２：活用方法を知らない
担当者の引き継ぎや休みの時は業務マニュアルの活用を意識しやすいが、活用シーンはそれだけではない。活用方法をしっかりと理解する必要がある。。業務マニュアルの活用方法をしっかりと理解する必要がある。

新人：業務マニュアルを読みこみ、その通りやってみて仕事を覚えるために活用する。

中堅社員：業務マニュアルに記載されたやり方を確認し、改善検討を行うためのツールとして活用する。

管理職：業務マニュアルを使って部下が業務マニュアルの手順通り業務遂行しているかの確認と指導に活用する。

退職時：異動前の担当者：ノウハウを組織に残すために業務マニュアルに業務要領を追記するために活用する。

　このように、業務マニュアルは、あらゆる立場の人がさまざまな目的で活用することがある。