ポイントは5つ、これを実現できれば日本企業のデータドリブン経営は進む

　前回は、「データドリブン経営の可能性」について、未来の働き方、未来の企業の在り方とともにお伝えした。

　読者の皆さんに行ってもらいたい「今月の3つのアクション」では、自分や自社に置き換えて、未来を想像することを提案させていただいた。できるだけ、ワクワクしながらイメージしていただきたいと願った。それはDX、そしてCX（コーポレートトランスフォーメーション）の先にあるのは明るい未来であることを、皆さんにも感じていただきたかったからだ。

　未来の働き方を想像し、皆さんはどんなことを感じただろうか。

CXを目指すための小さな一歩

　CXが「企業の根本からの改革」であることは、前回、前々回で既に述べた通りである。

　とはいえ、あまりにゴールが遠過ぎて、何から手を付けたらよいか、途方に暮れてしまう方も多いだろう。

　下の図は、DXを推進するための具体的なアクションプランである。順に説明していこう。

（1）【データ化・電子化】煩雑な紙・Excel・PDFなどの手作業を必要とするものを電子化（デジタイズ）する

　どの企業にも、データ化すべきたくさんの情報が眠っている。特に日本の製造業は、その工程の緻密さから、職人一人一人の頭の中にこそ企業の資産であるあらゆるノウハウが存在しているはずだ。

　しかし、一番の問題は、それがデータ化されていないことだ。

　ある中堅・中小の製造業の現場で「過去10年間で受注が一番多い製品はなんですか？」と尋ねると、責任者が分厚いファイルを抱えて戻ってきた。皆で、一斉に10年分の帳票をめくり始める。このような光景が日本の製造業では多く見られる。データ化されていれば、クリック一つ、ものの数秒で答えが表示されるだろうに、だ。

　私が特に深刻な問題だと感じるのは、10年分の帳票を調べた結果、例えば「A」という製品が一番の売上をつくっていたとしよう。すると、必ず誰かが「やっぱりAだった！俺の思った通りだ！」と、誇らしげに語る光景である。

　誤解してほしくないのは「自分の予測が当たって喜ぶなんて、まるで子どものようだ」とその姿勢をたしなめたいわけではない。むしろ、何百・何千種類の製品の中から、見事売上ナンバーワン製品を言い当てる、その経験則たるや、いかに、その人材が優秀であるかを物語っているように思うのだ。

　しかし、その優秀さが問題なのである。「やっぱり、俺の思った通りだ！」の後にこう言葉が続くからである。「だったら別に、苦労してデータなんか取る必要ないんじゃないか？」。そうして、自分の頭を人差し指で指しながら、「ここに全て入ってるんだから」と、結局、データ化することにブレーキをかける存在になってしまうからである。

　その優秀な方に問いたい。

　あなたがいなくなったら、あなたのその頭脳は誰が引き継ぐのだろう？

　誰が「うちの強みは、Aのような精巧な製品を生み出せることだ」と、その技術や想いを継承してくれるのだろう？

　さらには、その過去の実績を元に、誰が正確な売上予測をしてくれるのだろう？

　もう一人、あなたのような優秀な人材を育てる？　

　それには、あと、何年かかるだろうか？　

　あえて、厳しいことを言わせてもらおう。あなたの分身を育てている間に、世界はますますデジタル化を進めていくだろう。過去のデータを元に最適解を導き出し、新たな価値を創造する企業がどんどん生まれているかもしれない。そんな時代になった時、「やった！俺の思った通りだ！」と過去の帳票を眺めている人間に、あなたにはなってほしくないのだ。

　では、どうすればいいのか？

　それは、情報をデータ化し、分析可能な状態にすることだ。

・印刷はしない。クラウドのフォルダで確認する

　出力した図面に作業の変更点が記入され、最新の図面は機器にマグネットで貼ってあるとする。この場合、万が一、工場内でその図面を紛失したら、最新版の図面をどうやって確認したらよいのだろうか。だから、情報のアップデートはデータ上で行い、クラウドのフォルダに常に最新の情報があるようにすることが重要になる。

・タブレットを導入することで、印刷レス

　いくらデータ化を徹底しても、工場内で作業中にノートパソコンを持ち歩くのは面倒だ。だから、タブレットを導入する。タブレットの画面を操作しながら、紙の図面に作業の変更指示を書き込むのと同じように図面データを更新していく。

　「自身の指の感覚、手触り」を重視する職人（品質検査や研磨などの工程では特に自身の手触りが重要になる）にとって、直感的に操作できるタブレットはキーボードのあるパソコンよりも受け入れられやすい。

・電子契約ツールで契約書を電子化

　折しも、2023年10月にインボイス制度がスタート、2024年1月には改正電子帳簿保存法も施行される。待ったなしである。これで、恐らく契約書は一斉に電子化されることとなり、「先方から、紙の契約書にしろと言われたんで」という状況も減っていくだろう。

・FaxをFaxゲートウェイで置き換えて電子化

　これまでも何度も触れてきたが、特に中小の企業においては、まだまだFaxでのやりとりが多い。このたびの法改正に伴い、できればFaxそのものの使用をなくすこともご検討いただきたいが、どうしても先方とのやりとりで必要な場合は、ぜひ、ゲートウェイサービスに切り替えてみてはいかがだろうか。これは、送信原稿をいったんネットワークへ保存した後で、相手先へ送信するサービスであり、パソコンやスマホからも操作ができる。

・見積書・納品書・請求書の電子化

　これらの帳票もまだまだ紙やPDFで行っている企業も多いだろう。それらはスキャナ保存が義務付けられることになるが、その手間も大きい。できれば、全てデータ管理したいところだ。

　しかし、よく耳にするのが「うちは電子化したいんですけど、先方が紙で請求書を送ってくるので」という声である。ここが日本企業の優しいところ、というより、むしろ自己主張できない弱さだ。「弊社は〇月より、全て電子化に移行します。紙の書類は受け取れなくなります。何卒、ご理解ください」と、なぜ理解を求めないのか？

　こうした一社一社の取り組みが、日本全体のDX化を推進させていくことを、ぜひ忘れずにいてほしい。

（2）【リモート化・クラウド化】徹底的なクラウド化により、押印などの物理処理を廃止し、場所に捉われずに働ける環境づくり

　技術的には大半の業務が「完全リモート」でも滞りなく行えることは、先のパンデミックの際に実証されたはずだ。もちろん、仕事の進め方や社内コミュニケーションの取り方などは、まだまだ工夫が必要だと思うが、「リモート」になることで得られるメリットは計り知れない。「リアルでなければならないこと」と「リモートでも可能なこと」はしっかり分けて考えていきたいものである。

・グループウェアの導入で、ホワイトボードを撤廃

　リモート化を目指す上で最も重要になるのが、社内の情報共有だ。さすがに、ホワイトボードでスケジュール管理をしている企業は、読者の中にはいらっしゃらないと思うが、メールやLINEを単なるコミュニケーションツールとして利用して情報共有をしている企業も多い。最新のグループウェアには、社内のナレッジの蓄積と共有にとどまらず、業務の生産性向上に活用できるような機能も搭載されている。どんなものが自社にとって使いやすいかも含め、検討していただきたい。

・クラウドのファイル管理でどこからでも働ける環境づくり

　クラウドサービスもどんどん進化し、安全かつ、低価格で利用できるようになった。いちいち会社に顔を出さなくても、どんな場所にいても業務に必要なファイルにアクセスができ、仕事ができる。利用しない手はない。

・チャットツールで、紙と電子メールから脱却

　ペーパーレスの足かせとなっている日本の「印鑑文化」を早急に見直すべきなのは言うまでもない。また、コロナ禍によりオンラインのコミュニケーションが主流となったことで、企業の営業活動もオンラインが主戦場になっている。毎日、さまざまな企業からのメールマガジンや、迷惑メール、営業メールなど、業務に関連するメールさえも埋もれてしまうほどだ。

　上司へのほんの1点の簡単な確認メールは日本特有の「定型文文化」により1本打つのにも地味に工数がかかる。そして最悪なことに、そのメールさえも埋もれてしまい返信がないなんてことも・・・、こうした非常に非効率的な仕事の進め方を、わが国はいつまで続けるつもりなのだろう。電子決済システムやチャットツールの活用により、コミュニケーションの質とスピードは格段に向上するはずだ。

・Web会議ツールで、どこでも働けるように

　定着した感のある「Web会議」。「NEOビズコミ研究所」が行った調査によると（400社を対象にアンケート。2023年1月発表）、「すべての会議をWeb会議で行っている」は19.8％、「ほとんどの会議をWeb会議で行っている」の33.8％を合わせた合計53.6％が「Web会議で会議を行っている」と回答する結果になったという。が、しかし、残りの約半数は「半々、もしくはほとんどの会議を対面で行っている」と回答しており、たとえ環境が整ったとしても、対面を選択している企業が多いことが分かる。

　対面を否定しているわけではない。だが、先にも述べたが、「対面でなければならないこと」と「Webで行うことで無駄な時間が省けること」はきっちり精査すべきだと感じる。皆さんの会社ではどうだろうか。「なんとなく対面がいいから」だけで選択してはいないだろうか？

・タスク管理ツールで、作業内容を一目瞭然に

　タスク管理ツールもどんどん進化している。「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように」遂行しているかが共有できれば、オンラインでも十分業務ができる。ツールを導入し、作業効率が上がることで、どれくらいの時間が生み出されるか？　そして、その時間でどのような新たな価値が生み出せるか？　ぜひ、真剣に考えていただきたいと思うのだ。

（3）【可視化・分析化】設備、人、車両の稼働状態をセンサーによりデータ化

　この段階から、以前お伝えした「デジタルツイン」の領域に入る。製造現場においては、設備、人、車両など、企業が成果物を生み出す過程で発生するさまざまな稼働状況を「データによる可視化」「分析」することで、「未来予測（シミュレーション）」することができる（＝デジタルツイン）。このデジタルツインは、データドリブン経営には必須の発想である。

　可視化すべきデータとしては、主に以下のものが挙げられる。

・設備の稼働状況のデータ化

　例えば、金属加工工程におけるドリル。これを継続的に稼働させることで先端が摩耗し、それにより加工品との接触面積が広がり、熱が発生する。この状態が続くと、ドリルは最悪折れてしまうことがある。その時点で加工品は台無しになり、歩留まりが下がる。それを防ぐために、機器の稼働状況を可視化することで「回転数がどこまで上がると熱が発生するか」「どの温度を超えるとドリルが折れるか」をセンシング（データ化・可視化）する。

　“回転数”“熱”という変数をデジタル上でシミュレーション（分析・予測化）することで、現実世界における製造工程の“最適化”が図れる。これがどの業務にも共通的に言える、デジタルツインの世界観だ。これは実際に山本金属製作所で実践されている（シリーズ第5回を参照）。

・人の稼働状況のデータ化

　製造現場のある工程では十分な人員がいるのに生産性が低く、別の工程では生産性は高いが人員が不足しているとしよう。この場合、人の稼働状況を可視化することで、工程ごとに異なる対策が必要なことが一目瞭然となる。単純に「工程全体の生産性が高い・低い」で判断してしまうと、人員当たりの生産性という視点で見られなくなるが、データ化することで、“数字”で判断でき、これを防げる。

　また、現状の作業工程にかかる人員が1／3に減少した場合（昨今の深刻な労働人口減少問題を踏まえると考えておく必要がある）、1日の生産量はどれほど下がってしまう可能性があるのか。デジタル上でシミュレーションすることで、新たな人員計画や採用戦略にも活用できるようになる。

・社用車の稼働状況のデータ化

　営業活動に社用車を利用している場合、位置情報をデータ化することで、社員がしっかり業務に専念しているか（どこかに寄り道していないか）などを管理できるし、最適な人員配置を考えることもできる。また、安全管理という観点では、車両にドライビングレコーダーを搭載することで社員の運転スタイルを可視化、スコアリングすることも必要だ。

・営業活動のデータ化

　一番データ化が難しいのは、ここかもしれない。なぜなら、最も属人化しやすいのが「営業活動」だからだ。トップ営業マンはどのような営業活動をしているのか。一次提案でどのような粒度の資料を持っていき、その後、どのタイミングでフォローアップしているのか。一見、感覚値でデータ化が難しいと思われることも、システム化し、他のメンバーに実装することで業務フローとして標準化できる。

　必ずしもトップ営業マンと同じ成績は出ないかもしれないが、“確実に失敗する営業方法”は回避できる。組織として「協調」する領域、個々のスキルとして「競争」する領域をすみ分け、企業の資産として可視化できることは徹底的にデータで蓄積していくことが重要だ。主なツールとしてはSFA（Sales Force Automation）やタスク管理ツールなども活用できる。

・入荷・出荷物品・在庫のデータ化

　製菓業界を想像してみてほしい。実店舗で毎月棚卸ししている数と、工場から出荷したはずの数が合わないなんてことがあったとする。これは「人がアナログに数量管理していること」による人的ミスが原因の場合が多い。在庫の数量管理は物によって方法はさまざまだが、商品をQRコードで管理したり、資材を重量で管理するようなことも可能だ。在庫の数量変化をマスターデータとひも付けることで、 資材発注までも自動化できるようになる。

　このように、ミスにつながりやすいアナログな作業（業務の溝）をいかにデジタル化で埋めていくかという発想が重要である（「スループットを阻害する生産現場の課題を解消せよ」を参照）。

　ここで、皆さんに知っていただきたい調査結果がある。下の図は、世界のデータ総量のうち、日本の使用量がどれくらいを占めているかを表したものである。

　2014年では、世界中のデータ総量が495ExaByte（エクサバイト）、そのうち、日本のデータ量が占める割合は8％であった。それから、6年後の2020年、世界のデータ使用量は約5倍に膨れ上がり、なんと2200ExaByteという想像もつかない巨大な単位になった。

　しかし、全体に占める日本の割合は5％に減少している。データの特性上、利用（更新）すればデータ量は増加する。もちろん、技術の発展により元々のデータ量の大きい動画データが増加したこともあるが、これは「日本が収集したデータを活用できていない」ことを意味し（データ化できていないということもあるだろう）、国際競争力が低下した「デジタル後進国」としての実態を浮き彫りにしている。

　皆さんの会社でも、収集したまま眠っているデータが多いのではないだろうか？

（4）【オンライン化】調達・営業・マーケティング活動をオンライン、データで一気通貫に実施

　リモートで働く環境整備、ペーパーレスなどによる情報の可視化ができたら、次のステージでは受発注システムと調達システム、生産管理システムや物流システムをつなげてデータ連携を進める。この連携で「どこで、何が、どれだけの物量で動いているのか」「何を、いつ仕入れる必要があるのか」「何を、いつ生産、出荷する必要があるのか」を可視化できる。目指す姿はまさに、部門を超えた情報共有による「プロセスチェーンのオンラインによる自動化」だ。

・B2B向け、Eコマースの活用、電子出荷サービスの活用

　在庫のデータ管理ができたら、次は「モノの動きの自動化」を考えよう。物流DXが発展し、あらゆる境界線が無くなった。例えば、EDI（Electronic Data Interchange／電子データ交換）システムの導入により、自社の資材在庫が無くなりそうになったら自動発注をする仕組みが実現した。これまで在庫の数字を人が管理し、タイミングを見計らって発注していたフローが完全に自動化されることで、業務が効率化しただけでなく、人が介在しないことによる人的ミスの防止にもつながった。

　また、FBA（フルフィルメント by Amazon）では、在庫の保管、ピッキング、梱包、発送までを委託できるサービスも展開している。自社の工場に資材を保管しておかなくても、物理在庫の保管から出荷までを担うサービサーと組むことで、在庫管理、資材発注、発送など「モノの動きの自動化」が実現できる。

・ソーシャルメディアの活用による、露出の強化

　コロナ禍によりオンラインのコミュニケーションが主流になったことで、企業の営業活動やマーケティング活動もオンラインのアプローチが必須となった。

　また、BtoBの企業では、これまで取得できなかった顧客のリアルな声をSNSなどで直接取得するなど、DtoC（Direct to Consumer）ビジネスに乗り出す企業も多い。もはや、「オンライン上に発信をしていない＝存在していない」とも言えるような世界観となっているのは自明だ。いかに自社のコンテンツ発信を継続していくかが重要になっている。

・マーケティングオートメーション導入

　マーケティングオートメーションとは、読んで字のごとく、「マーケティングの自動化」を意味する。昨今では、低価格で必要な機能を部分的に利用できるようなツールもあるため、自社の要件にあったツールを選定することが重要だ。その際に重要なのは、自社の現在のマーケティング活動フローの可視化、そして、どの業務を自動化することで効果が出るかを要件定義した上でツール選定をすることである。

　よくある落とし穴として「マーケティングオートメーションを導入すれば自社のマーケティングが勝手に自動化される」といった幻想を持つケースがあるが、そうした場合は往々にして、単なるメール配信ツールとしての利用にとどまってしまうことが多い。

・CRM／SFAの導入による、営業活動の効率化

　一つ前の（3）の項目でお話しした「営業活動の可視化」と関連して、ここでは「CRM（Customer Relationship Management）とSFA」を例に挙げる。SFAは営業活動自体を可視化し効率化を図ることだが、CRMは顧客情報を可視化し、自社にとっての優良顧客の定義をデータで表すこと、そしてその優良顧客を増やすためにどのような営業活動をしていくべきかをデータで判断できる状態に持っていくことだ。

　マーケティングオートメーションの項目でもお話ししたが、これらで自動化ツールを活用する場合に必要なのは、「自社の現在の業務フローを可視化し、どのようなフローであると理想的かを定義した上で、ツール選定の要件定義をすること」にある。何度も言うが全てはこれに尽きる。

（5）【新規事業化】削減できた工数で新規事業に人員も既存投資アセットもシフト

　さて、ここまで述べてきたことは「いかに人に頼らず、場所に捉われず、無駄な時間を省き、データによる予測をし、現在の業務を効率化するか？」である。

　それはもちろん、そうして生まれた人、時間、工数、予算を「新規事業」に投資するためである。

　具体的には、

・新規事業への人員配置へのシフト
・新規事業開発（R&D）への投資
・投資・構築したソリューションの外販

といったことだ。

　あえて問いたい。皆さんの会社では今、「新規事業」に、どのくらいの投資ができているだろう？　過去数年間で「新規事業」により、どのくらいの成果を実感できているだろうか？

　2023年度の『中小企業白書』の第4章　中小企業におけるイノベーションで紹介されている『全国イノベーション調査 2020 年調査』によると、実際に「イノベーション活動」（新規事業開発を含む、新しい、または改善されたプロダクトやプロセスへの創出活動）に取り組んでいる企業は、全体の48.7％にとどまっている。従業員規模別にみると、やはり、中小規模になるほど、その割合は少なくなっている。

　次の図は、従業員規模別にみたイノベーション実現状況である。

　注目すべきは、プロダクトにおけるイノベーションを実現している企業の割合が、全体のわずか10.0％にとどまっている点である。

　日本人は元来、真面目で優秀である。しかし、その真面目さは「昨日と同じことを、今日もやる」「1年後も同じレベルでできる」という愚直な活動の領域を出ていないのではないだろうか？　その優秀さは「今よりもっと効率よくやるには？」「より精度を上げるには？」といった「改善・改良」の範囲内でしか発揮されていないのではないだろうか？

　既存のものを一度壊し、ゼロから新しいものを生み出す。誰も見たことのない、ワクワクしたものを創り出す。本来、日本の「ものづくり」の強さは、ここにあったのではないだろうか？

　もちろん、新規事業や開発研究に着手するには、人もお金も情報も知恵も、あらゆる資源が必要である。

　それを生み出すためのデータ化であり、リモート化であり、オンライン化、オンデマンド化であることを、どうか、ご理解いただきたい。

　そして、その第一歩は「紙をなくし、データ化する！」という一歩から始まることを、ぜひ、従業員の皆さんにもご理解いただき、データドリブン経営を推進いただきたいと願う。

　それでは、「今月の3つのアクション」を提案しよう。

1．ズバリ「紙をなくそう！」

　インボイス制度、改正電子帳簿保存法の施行は良いきっかけになるだろう。自社だけでなく、取引先も一斉にそうなるからだ。この際、Fax利用の見直しも行おう。

2．「DX推進の具体的な手法」（最初の図）を社内で共有し、自社、自部署のアクションプランを考えてみよう

　図では具体的なアクションを段階的に紹介している。皆さんの会社でも、すぐに着手すべきことが見つかるはずだ。まずは社内で共有し、中長期計画の中にぜひ、DX推進におけるアクションプランを組み込んでみよう。

3．新規事業のイメージを膨らませてみよう

　新規事業への参画に消極的な従業員が増えていると聞く。成果が出るまでのインターバルが長く、成果が出るかどうかも不透明。安全・安定・安心を願う従業員にとっては、いささか不安要素が多いのだろう。しかし、これまでにないものを生み出し、社会に貢献できることは、ものづくりの国において、この上ない喜びと誇りである。

　もし、自由に研究開発や新規事業に着手できるとしたら、あなたならどんなことがやりたいだろう？　「お金もないし、人もいないし」と、はなから諦めてしまっては、新規事業の芽は一生出ない。どうか、「IF（もしも）」の発想で、自由にイメージを膨らませていただきたい。

　次回は、CXの具体的な事例を元に、その成功の鍵となるポイントと成功を阻む要因について、お伝えしよう。