ガイアリンク株式会社のGAIA TOWN

社内に閉じこもるようになった総務部の危機

　進行中のオフィスプロジェクトや業者会議をこなしながら福利厚生の新サービス導入、ウェルビーイング、メンタルヘルスのための取り組み、空調対応から清掃警備、BCP、ユーザークレーム対応や経営側への報告資料作成に来年の予算づくりまで、目の前の業務をさばくだけで手一杯なのが、総務部の現状です。

　在宅勤務の割合が多かったときならWebセミナーや自己啓発、少し新しい風を感じる業者さんとの気軽なZoom会議、先々を見越して戦略的なことを考える時間もあったかもしれませんが、オフィス出社と在宅のハイブリッドなワークライフ、といえばカッコいいですが、現実は「ダブルの期待」（リアル実務の期待＋バーチャル会議への期待）がそこにあるわけで、その期待を上回るどころか対応しきれず、結果的に仕事の質の低下に直面している総務部の方々が多く見受けられます。

　さらにそのプレッシャーから、当面は外部との接触は諦め（封印し）、社内の対応だけに終始し、結果的に自分の成長なく疲弊感ばかりが募るという状況も目立ってきています。

　どうしてこうなってしまったのでしょうか。総務部は外部との接触があればあるほど成長する、という経験則は頭では分かっていながらも、この「ダブルの期待」が自分の行動を制限してしまいます。このままでは1、2年もすれば総務パーソンとしての成長が止まり、大局的に客観的に物事を判断し行動するスキルがどんどん衰退していってしまいます。

DX活用は自分のため。会社のためではない

　そんな現実に直面している総務パーソンが全国に少なくとも20万人はいるのではないでしょうか（全体の半数くらいと想定）。今回はその解決策とまではいかないまでも、外部との接触や新たなインプットを継続的に得る手段として、筆者は以下の3つを提案します。

（1）総務コミュニティーへ参加する
（2）スポンサーが主催するバーチャルオフィスツアーへ参加してみる
（3）メタバース※イベントにて講演や展示会をのぞいてみる
※仮想空間

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　（1）についてはいろいろな選択肢が増えてきました。FOSC（ファシリティオフィスコンソーシアム）は以前も紹介しました定番ですが、個別にもユーザー懇談会（JFMA）、総務の森、ソムリエ、オフィスのミカタなどにも総務コミュニティーがありますので門を叩いてみても良いでしょう。とにかく、何でも聞ける「場」（バーチャルでも）が新鮮なインプットを呼び込み、会社内部のことで行き詰まっていた自分の中に新たな発想と解決策が生まれます。

　（2）は家具メーカさんでも設計事務所、または公共イベント企画でもいろいろありますが、最近はドローンを飛ばしてのオフィスツアーなども主流化してきて、後で思い出したときに「あれ？あのオフィスはドローン見学だったっけ、それともリアルで行ったんだっけ」と記憶が怪しくなるくらいリアルな体験ができます。

　（3）はさらにデジタルの取り組みが進化したもので、おそらく2022年では主流（当然の本命）となるであろうイベントです。これは実際に体感してみないと本当に想像だけでは理解が難しいでしょう。

ハイブリッドな環境が総務パーソンの可能性を広げる

　筆者も海外ではいろいろ見てきましたが、最近、日本国内でも例えば、Virbelaをベースとしたsummitにて基調講演をする機会もありましたが、そのクオリティはまさに「リアル」を超えたものであると実感しました。

　これはリアルが良いとかバーチャルが良いという話ではありません。実際に体感したらそれはもう「別物」で、今までできなかったことがメタバース空間では感じられ、その中で思い付いたことができる体感はまさに別次元のものでした。

　観客やたまたま出会った人との会話もリアルを超えています。英語ができる人とできない人との差が開いてしまう可能性も出てくるかもですが、メタバース空間では他の国でやっている総務関連の講演や展示会（最新DX実例など）もガンガン見れてしまい（しかも、タダで）、総務が外部との接点を増やすという意味では極めて有益な手段になっています。しかも、移動時間もなく講演会から展示会場を「瞬間移動」し、見たい展示だけ見て、そこにいる担当者から聞きたい情報を聞いて、たまたま出会った他の会社の総務部の方とも「雑談」もできたりします。これなら、もう「社内に閉じこもっている総務部（成長しない）とはオサラバ！」できる可能性を秘めています。

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　「食わず嫌い」では成長がないので、まずは身近にあるメタバースイベント（総務関連でなくとも）を探して、参加「実食」してみることをお勧めします。そして、その自身の実体験をベースに「社内でどんなDX推進が可能なのか？」と考えたら、これまでの自分には全くなかった発想と選択肢、提案力がつくでしょう（得られる情報量と質、これらを得るための時間も全く違うので当然かもしれません）

　全国の総務部の皆さん、DXは「会社」のためにと嫌々推進するのではなく、「自分」のために積極活用する、という姿勢と気概で自分を進化させてしまいましょう！　そうすれば、総務の仕事がさらに楽しくなり、成果も出ます！