良い交流会と悪い交流会の違いとは

主催者の姿勢　悪い例と良い例

　例えば、主催者となった人が企画段階でほとんど働かず、発表者と時間を決めて依頼するだけで、しかも、その発表内容についても発表者に「準備、よろしくね」と丸投げしているようなケースがある。ひどい場合には、「時間がある人、出席可能な人の中で誰かやる人いないかな？」「キミ、まだやっていないから、次の当番ね！」といった人選をしている場合もある。要するに、誰でもよく、当日の発表時間のコマさえ埋められればいいのだろう。

　主催者がこのような姿勢では、結果が良くないことは、火を見るよりも明らかだ。主催者自身に心から「技術交流会をよい場にしよう」という"想い"があれば、テーマ、発表者、内容、時間をよく吟味し、事前打ち合わせをして、内容を、魅力を高める時間を惜しまない。内容も発表者任せにするのではなく、内容、時間配分、事前の告知方法など細部にわたって丁寧に企画するものだ。

　そして、このような前向きで丁寧な主催者からは、その場の貴重さ、一期一会を大事にしようとすることが、参加者におのずと伝わっていく。

発表者の姿勢　悪い例と良い例

　発表者の姿勢についても悪い例を見掛けることがある。

　典型的な例としては、「どうせ、私の専門的な話、皆さん、素人だから分からないでしょう」といった様子で、聴き手への敬意が少なく話をする人である。専門用語を多用し聴き手の関心を削ぐ発表をしている人もいる。聞いてる側に伝わっていないことは、発表している本人も感じ取れるはずだが、なぜか、そのような説明をしても本人は平気だったりする。

　本当に内容を伝えたいと思っている人は、該当分野の専門知識に詳しくない人にも分かるように話（内容、スピード、展開）を構成する。分かりやすい「喩え（メタファやアナロジー）」と「例示（具体例、臨場感ある実例）」を事前に考えて場に挑むはずである。

　これを読んでいる皆さんは、自分の専門分野の話を分かりやすく人に伝えるために、「喩え」や「例示」を準備して説明に臨んでいるだろうか。

質疑応答　悪い例と良い例

　せっかく質疑応答の場をとっても、時間が限られるために質疑・意見を言える人が少ない、発言する人が固定化されがち（偉い人、話したがる人、沈黙に弱い人、無難な人など）というのではもったいない。

　これらの問題を解決するためには、口頭での質疑以外に、聞き手の人が紙にコメントを書いて発表者に渡すなど、多くのコミュニケーションをとる工夫がある。良い質疑応答の中には、自分がその場で直接質問をしなくとも「引き続き、この人と情報交換・議論したい！」というような良き"余韻"、"次への期待感"が残る。

会の効果　悪い例と良い例

「交流会が何のきっかけにもならず、新たな交流がほとんどない」というのでは、交流会の意味がない。そのような会は"交流会を開催するのが目的"になっている場合も多く、交流会自体が自然消滅しがちである。

　良い交流会というのは、交流会をきっかけに、新たな交流が生まれることである。多くの人が、次回を楽しみにしている。また、回を重ねるごとに会の運営が良くなっていく。

　次回は、本コラムの続き、中編として、技術交流会の質疑応答を盛り上げる工夫について紹介する。