※本コンテンツは、2022年3月10日(木)に開催されたJBpress／JBpress Digital Innovation Review（JDIR）主催「ワークスタイル改革フォーラム」のセッションⅠ「社内ポータルのDX、従業員エンゲージメントを高める情報共有とコミュニケーションとは？」の内容を採録したものです。
働き方改革が進み、従業員の働く場所やスタイルが多様化しているが、これに伴い多くの企業で従業員同士のコミュニケーションが不足し、研修や仕事の質が低下するなど、新たな課題が生じている。こうした状況のもと、テレワーク環境における社内コミュニケーションの活性化と業務効率化を同時に実現し、従業員エンゲージメントの向上が期待できるソーシャルイントラネットソリューション「LumApps」が注目を集めている。
そこで今回は、LumApps株式会社のアカウントマネージャである山本政高氏と同社のセールスエンジニアである渡辺繁氏のお二人をお招きし、LumAppsの有用性についてお話し頂いた。前半部では山本政高氏が「エンゲージメント」の基礎概念とLumAppsの概要・特長について解説。後半部では渡辺繁氏がLumAppsの具体的な活用法を、デモンストレーションを交えて示した。
複数のアプリ・サービスを共通の基盤につなげ、生産性と従業員エンゲージメントの向上を導く
LumAppsは通常は分断されている複数のアプリ・サービスなどをはじめとする、従業員エクスペリエンスをSaaS上で一元化し、かつ優れた社内ポータルサイトを簡単に作成・運用できるサービスだ。
本セミナーでは、製品概要・コンセプトのプレゼンテーションを担当した山本政高氏は、冒頭で次のようにLumAppsを紹介した。
山本氏：「LumAppsを導入することで、Eメール、カレンダー、ビジネスアプリ、コミュニティ、ユーザーディレクトリ、社内ニュース、オンライン上の社内イベントの仮想会場など、多くの機能をリアルタイムで共通の基盤につなげることができ、これにより社内の生産性を高めます。これがLumAppsの基本的アイディアです」
LumAppsは現在の代表的なグループウェアであるGoogle Workspace や Microsoft 365 の様々なアプリケーションとシームレスに連携できるなど、数多くの長所を有しているという。
同氏はこのようにLumAppsの概要を説明した後、近年のビジネスにおいて取り上げられる機会が増加している「エンゲージメント」に話題を移した。
昨今ではリモートワークへの移行が世界的に加速し、自宅で孤立する個々の従業員のモチベーション低下を回避し、エンゲージメントを高めることが喫緊の課題となってきている。
拡大画像表示ワークエンゲージメントの概念図(厚生労働省「令和元年版 労働経済の分析」178P第2-(3)-1図から抜粋) https://www.mhlw.go.jp/content/12602000/000822721.pdf
エンゲージメントは、企業が事業目的を果たすため、従業員が生き生きと人生を送るために不可欠なものだ。厚生労働省の「令和元年版 労働経済の分析」でも取り上げられているように、現在はその向上・改善を目指し、社会の多方面で取り組みが行われている。
業務効率化、企業・従業員間のコミュニケーションの円滑化を実現する場をオンライン上に設けることを可能にするLumAppsは、従業員エンゲージメントが低下しがちなリモートワーク時代のニーズに合致したサービスと言えるだろう。
では、LumAppsを活用することにより、具体的にどのようにエンゲージメントを高めることができるのだろうか。ここで山本氏は、米国の世論調査会社Gallupがアイオワ大学名誉教授のフランク・L・シュミット氏と協同作成した「Q12」と呼ばれるエンゲージメント調査の質問表に、LumApps活用のユースケースを加えた図を提示した。
LumAppsでは、全社集会、経営者ブログ、ITサポート、知識・資料のデータベース、従業員表彰、コミュニティ、ヘルプとサポートなど、多様なユースケースが想定されており、同社は各用途に応じたテンプレートを提供している。それぞれのユースケースでLumAppsを活用することで、各質問に対し従業員がポジティブな回答をできる状態を導き、従業員エンゲージメント向上を実現することができる。
部門ごとに効果的なポータルサイトを作成することで、業務効率化とエンゲージメント向上を実現
LumAppsは社内広報を担うポータルサイトの作成・運用サービスとしての機能を有している。企業全体としてのみならず、部門・役職ごとの運用が可能であるため、従業員が自身のタイミングで適切なサイトにアクセスし、必要十分な情報を、無駄なく取得できる環境が構築できると言える。
同氏は、ユースケースの一覧を示した画面を参照しながら、各部門における具体的な活用方法の一部を紹介。例えば人事部門では、研修ページを設け、クラウド上に研修に必要な事前資料や、復習のための課題の設置などができるほか、社内表彰や異動など、人事部門による社内情報発信にも活用できる。
システム部門であれば、ITに関する疑問点を解消するノウハウを前もって設置し、各従業員が自発的に検索して自己解決できるヘルプ＆サポートサイトとしての運用も可能だ。
このようにイントラネットを上手に活用することで、業務の効率化が可能となる。
リモートワーク環境下では、従業員側が他部署へのコミュニケーションをためらうケースも生じがちだ。しかし確認を怠れば、当然生産性の低下やミスにつながる。一方の部署側でも、同じ内容の頻回な問い合わせに時間を費やすのが無用な手間であるのは明白だ。
LumAppsを活用し、イントラネット環境を設けることで、従業員の自発的な問題解決が促せるだけでなく、どの部署もより込み入った問い合わせへの対応など、重要度の高い業務にリソースを割くことができるようになると言える。
各グループウェア、プラットフォームなどとのシームレスな連携により、「業務に必要なものが全て揃う場」を構築
続いて同氏は、業務効率化を実現できる「従業員ダッシュボード」としての活用に触れた。LumAppsでは、主たるグループウェア以外でも、各種アプリともスムーズに連携できる。
例えば、顧客情報を集約させ、カスタマーサポートとサービス管理を効率的に行うことを促すZendesk、あるいはワークフロー構築・サポートデスク運用管理などの業務を一元化して運用・管理できるServiceNowなど、すでに多くの企業が導入しているアプリとも容易に連携が可能だ。
複数の機能を備えた仮想タウンホールの構築・全社イベントの開催により、社内コミュニケーションの活性化と従業員への経営戦略の浸透を実現
さらにLumAppsでは、オンライン上に、テレワークで働く従業員が集まることができる仮想タウンホールの構築が可能だ。イベント前には、開催日時・URL、スピーカー紹介、関係するコンテンツなどについての事前の情報提供・質問受付が可能であり、開催中は、ライブチャットや投票機能を活用し、従業員からのフィードバックをリアルタイムで受け付けることができる。開催後には、リプレイビデオの配置、関連コンテンツの共有、投票結果と回収された質問のサマリーの表示、コメント欄を設置して従業員のディスカッションを促すことも可能となっている。
こうしたオンラインイベントの開催により、企業としての戦略・方向性を従業員に深く浸透させることができるのはもちろん、リモートワークの進展で希薄化しつつある、企業としての一体感を取り戻すことも期待できる。
また、質問受付やライブチャット機能などの活用により、オンライン上で従業員たちが議論・質疑応答することで、コミュニケーションが促進され、社員同士のつながりを強化させることもできるだろう。
多くの機能を備えたCEOブログの活用で従業員エンゲージメントの向上を導く
続いて、同氏はCEOブログとしての活用例を解説。
ブログの設置により、CEOや上層部の考え、経営陣による最新の取り組み・企業戦略を従業員に周知することができるのはもちろん、質問機能を活用することで、従業員から直接フィードバックを受け付けることができるなど、導入により従業員エンゲージメントの向上が期待できる。
同氏がここでサービス概要のプレゼンテーションを終えると、続いて同社のセールスエンジニアである渡辺氏が、画面上での操作を交えたLumAppsのデモンストレーションを開始した。
専門知識のない社員でも多くの機能を有したポータルサイトの構築・運用が可能に
冒頭渡辺氏は、LumAppsで構築したという企業内ポータルサイトのモデルページを示したうえで、サービスについて次のように解説した。
渡辺氏：「LumAppsは、SaaSで提供するイントラネットポータルサイトであり、かつデジタル上のワークプレイスを構築するためのプラットフォームでもあります。LumAppsの活用により、WEBサイト構築の知識がない従業員でも、簡単にサイトを構築・運用することが可能となります。各コンテンツとその導線を十分に検討した、企業ブランドイメージを反映したサイトが手軽に作成できるようになるわけです」
LumAppsの活用例を示すデモンストレーションを行う渡辺氏社内ポータルサイトは社員が連日使用するものであるため、従業員が毎日アクセスしたいと思うレイアウト・デザインでの作成が不可欠だ。だが、LumAppsであれば、例えば人事ニュースのページなどに、画像を大きくフィーチャーし、ビジュアルを生かしたデザインのサイトでも簡単に構築・運用できる。
上記の図では、左サイドにニュースフィード、右サイドにCEOメッセージと最新動画が見やすく配置されているが、一連の機能はウィジェットで構成されているため、サイト作成に必要なコーディングの知識がない従業員でも、多機能なウェブサイトを気軽に構築・運用できる。
業務に必要なもの“全て”が揃うオンライン上のワークスペース
次に同氏はLumAppsが、Microsoft365やGoogle Workspaceなどとのシームレスな連携を可能にすることを前提に設計されていることについて説明。LumAppsでは、ウィジェットの組み合わせにより、メール、カレンダー、ドライブなどのMicrosoftのサービスを一つの画面上に構成できるとして、アプリケーションを集約させることによって得られる利便性を画面上で示した。
図のように、LumAppsではユーザーがログインしているOutlookメールの内容、Microsoftのカレンダーアプリ上の予定、ファイル共有クラウドであるMicrosoft SharePointにアップされたファイルなどを、一つの画面で確認できる。
渡辺氏：「このようにLumAppsは単なる社内用ポータルサイトではなく、社内で利用しているシステムを一元化できる“ハブ”としての利用が可能です。従業員がここにアクセスすれば、業務に必要なものは全て揃っているというイメージです」
通常、企業が複数の異なるITサービス・アプリケーションを導入していれば、それだけあるレベルで管理工数や手間が増えることになる。しかし全ての機能を一つに集約し、利便性の高いレイアウトの下に置けば、管理や、同僚との協働・ファイル共有は、容易で円滑なものになりうると言える。
双方向性の高い社内ポータルサイトの運営により、社内間のコミュニケーションを促進
LumAppsではSNSの要素が強く、双方向的な使い方を可能とした社内ポータルサイトが作成できる。従業員同士の協働の促進が見込める、いわば社員参加型のコミュニケーションプラットフォームとしての運用が可能である。
同氏はSNS的なレイアウトが採用された、社内サークルのコミュニティページを開き、社内のカジュアルなコミュニケーションにLumAppsが活用できることを示した。
近年ではリモートワーク環境下で雑談が減少したことで、従業員のストレスが増していることが課題となっているが、社内サークルについての気軽なやりとりは、不満や鬱屈を解消する一助となりうるものと言えるだろう。
同氏はここでタブをクリックし、各部署で運用できるコミュニティサイトについて解説した。
LumAppsで社内ポータルサイトを作成することで、アップされたニュース記事に、社員が「いいね！」を付けたり、コメント欄に自分の意見などを書くことができるなど、サイト上でSNS的なやりとりが可能となっている。
こうしたコメント欄の設置により、従業員側は自身の意見・視点を他の社員に共有でき、部署側では発信した情報に対する従業員からの直接的な反応を知ることができる。
コメント欄ではスレッド形式での会話も可能となっているが、ウィジェットの組み合わせにより、画面上にチャットボックスを設置することも可能である。
Eメール、SNS、チャットなど、各ITツール・システムは、それぞれ採用したUI（ユーザーインターフェース）・デザインなどに起因する、機能上の長所を持つ。LumAppsでは、用途に応じて適切なUIを持つサービスを配置できるため、社内コミュニケーションの最適化も期待できそうだ。
他部署からの質問に回答しなければならない業務上の無駄を、FAQと規定集の設置により削減
次に同氏は、利用頻度の高い活用シーンに話題を移し、人事部門を代表例に挙げた。同氏はここで、山本氏のプレゼンテーションでも触れられていた、FAQや会社・部門の規定集のページを画面上で示し、その有用性を解説。概して人事部門では、異なる従業員から同様の質問を繰り返し受けることが多いため、業務改善の効果も他部署に比して高いと言えそうだ。
さらに同氏は、運用サイドが最も気にかけるポイントである、社員の活用状況を把握するアクセス数分析に触れた。LumAppsでは、各サイトに対する従業員のアクセス数などを解析するアナリティクス機能が活用できるとし、過去７日間、過去30日間、過去90日間、一年間と期間ごとのアクセス分析を確認し、画面上でレポートを閲覧できることを示した。もちろん、アクセス数は時系列で把握することも可能である。
最後に同氏は、LumAppsにおける検索機能の有用性に言及した。システムが一元化されていることから、一度の検索によって、各部門サイト、社内コミュニティサイトのみならず、Microsoft SharePointやBOXなど、連携させているクラウド上のファイル共有サービスについても検索結果が取得できるとし、その利便性の高さを強調して、デモンストレーションを結んだ。
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