専門知識のない社員でも多くの機能を有したポータルサイトの構築・運用が可能に
冒頭渡辺氏は、LumAppsで構築したという企業内ポータルサイトのモデルページを示したうえで、サービスについて次のように解説した。
渡辺氏：「LumAppsは、SaaSで提供するイントラネットポータルサイトであり、かつデジタル上のワークプレイスを構築するためのプラットフォームでもあります。LumAppsの活用により、WEBサイト構築の知識がない従業員でも、簡単にサイトを構築・運用することが可能となります。各コンテンツとその導線を十分に検討した、企業ブランドイメージを反映したサイトが手軽に作成できるようになるわけです」
LumAppsの活用例を示すデモンストレーションを行う渡辺氏社内ポータルサイトは社員が連日使用するものであるため、従業員が毎日アクセスしたいと思うレイアウト・デザインでの作成が不可欠だ。だが、LumAppsであれば、例えば人事ニュースのページなどに、画像を大きくフィーチャーし、ビジュアルを生かしたデザインのサイトでも簡単に構築・運用できる。
上記の図では、左サイドにニュースフィード、右サイドにCEOメッセージと最新動画が見やすく配置されているが、一連の機能はウィジェットで構成されているため、サイト作成に必要なコーディングの知識がない従業員でも、多機能なウェブサイトを気軽に構築・運用できる。
業務に必要なもの“全て”が揃うオンライン上のワークスペース
次に同氏はLumAppsが、Microsoft365やGoogle Workspaceなどとのシームレスな連携を可能にすることを前提に設計されていることについて説明。LumAppsでは、ウィジェットの組み合わせにより、メール、カレンダー、ドライブなどのMicrosoftのサービスを一つの画面上に構成できるとして、アプリケーションを集約させることによって得られる利便性を画面上で示した。
図のように、LumAppsではユーザーがログインしているOutlookメールの内容、Microsoftのカレンダーアプリ上の予定、ファイル共有クラウドであるMicrosoft SharePointにアップされたファイルなどを、一つの画面で確認できる。
渡辺氏：「このようにLumAppsは単なる社内用ポータルサイトではなく、社内で利用しているシステムを一元化できる“ハブ”としての利用が可能です。従業員がここにアクセスすれば、業務に必要なものは全て揃っているというイメージです」
通常、企業が複数の異なるITサービス・アプリケーションを導入していれば、それだけあるレベルで管理工数や手間が増えることになる。しかし全ての機能を一つに集約し、利便性の高いレイアウトの下に置けば、管理や、同僚との協働・ファイル共有は、容易で円滑なものになりうると言える。
双方向性の高い社内ポータルサイトの運営により、社内間のコミュニケーションを促進
LumAppsではSNSの要素が強く、双方向的な使い方を可能とした社内ポータルサイトが作成できる。従業員同士の協働の促進が見込める、いわば社員参加型のコミュニケーションプラットフォームとしての運用が可能である。
同氏はSNS的なレイアウトが採用された、社内サークルのコミュニティページを開き、社内のカジュアルなコミュニケーションにLumAppsが活用できることを示した。
近年ではリモートワーク環境下で雑談が減少したことで、従業員のストレスが増していることが課題となっているが、社内サークルについての気軽なやりとりは、不満や鬱屈を解消する一助となりうるものと言えるだろう。
同氏はここでタブをクリックし、各部署で運用できるコミュニティサイトについて解説した。
LumAppsで社内ポータルサイトを作成することで、アップされたニュース記事に、社員が「いいね！」を付けたり、コメント欄に自分の意見などを書くことができるなど、サイト上でSNS的なやりとりが可能となっている。
こうしたコメント欄の設置により、従業員側は自身の意見・視点を他の社員に共有でき、部署側では発信した情報に対する従業員からの直接的な反応を知ることができる。
コメント欄ではスレッド形式での会話も可能となっているが、ウィジェットの組み合わせにより、画面上にチャットボックスを設置することも可能である。
Eメール、SNS、チャットなど、各ITツール・システムは、それぞれ採用したUI（ユーザーインターフェース）・デザインなどに起因する、機能上の長所を持つ。LumAppsでは、用途に応じて適切なUIを持つサービスを配置できるため、社内コミュニケーションの最適化も期待できそうだ。
他部署からの質問に回答しなければならない業務上の無駄を、FAQと規定集の設置により削減
次に同氏は、利用頻度の高い活用シーンに話題を移し、人事部門を代表例に挙げた。同氏はここで、山本氏のプレゼンテーションでも触れられていた、FAQや会社・部門の規定集のページを画面上で示し、その有用性を解説。概して人事部門では、異なる従業員から同様の質問を繰り返し受けることが多いため、業務改善の効果も他部署に比して高いと言えそうだ。
さらに同氏は、運用サイドが最も気にかけるポイントである、社員の活用状況を把握するアクセス数分析に触れた。LumAppsでは、各サイトに対する従業員のアクセス数などを解析するアナリティクス機能が活用できるとし、過去７日間、過去30日間、過去90日間、一年間と期間ごとのアクセス分析を確認し、画面上でレポートを閲覧できることを示した。もちろん、アクセス数は時系列で把握することも可能である。
最後に同氏は、LumAppsにおける検索機能の有用性に言及した。システムが一元化されていることから、一度の検索によって、各部門サイト、社内コミュニティサイトのみならず、Microsoft SharePointやBOXなど、連携させているクラウド上のファイル共有サービスについても検索結果が取得できるとし、その利便性の高さを強調して、デモンストレーションを結んだ。
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