本コンテンツは、2020年8月31日に開催されたJBpress主催「Digital Innovation Forum 2020 ＜夏＞～デジタル変革によるイノベーションの実現～」での講演内容を採録したものです。

理想科学工業株式会社
コーポレート本部 情報システム部長
杖池 雅史 氏

優先順位を付けて、デバイスなどを順次配布して対応

　当社の従業員は1746名で、グループ全体で3549名となります（2020年3月31日現在）。本日は、前者の約1700名（日本国内）に対して、いかにテレワークの対応をしていったかをご紹介します。

　当社の事業内容は、売上の98％以上を印刷機事業が占めています。印刷機事業では、インクジェット技術を使った高速カラープリンターの「オルフィス」、孔版技術を使ったデジタル印刷機「リソグラフ」の2つを中心に、世界190の国と地域に提供しています。

　当社のテレワークの推移についてご紹介します。2020年1月までに、管理職と営業外勤職を中心にテレワークを行っていました。規模としては500名程度です。そうした中、3月25日には東京都知事の要請があったことから、都内勤務者および在住者のテレワークを開始しました。

　さらに4月7日には7都府県に緊急事態宣言が出され、4月16日にはそれが全国に拡大したことから、約1700名に対して、テレワーク手段の提供を情報システム部門として行いました。

　テレワーク開始にあたっては2つの大原則を当社として定めました。まず「人命、安全の確保を最優先とする」、そして、「会社は社会の一員として、（お客さまの求める）果たすべき役割を停止させない」ということです。

　テレワーク開始にあたっては、この2つを大原則として、いかに提供していくかが情報システム部門として課せられた使命になります。とはいうものの、実際には準備の時間も取れないままテレワークを強制的に施行したといった状況でした。デバイスやVPNのライセンス数が十分でない中、業務内容の優先順位を付けて順次提供していたといったというのが実情です。

　VPNを利用した人数を日付別に見ると、1月は管理職と営業職が中心となって推移していましたが、4月の緊急事態宣言後には、利用者が一気に2.5倍に膨れ上がりました。

　先ほどもお話ししたように、当社は優先順位を付けて、デバイスなどを都度提供していったわけですが、その優先順位付けの判断が適切だったかどうかといった観点や、回線の負荷がまだ大丈夫かといったところを確認するためにVPNのアクセスログの分析を行ないました。

　VPNのアクセスログは、CSVでVPNのシステムから取得できます。当初は表計算ソフトで分析を試みました。しかし、ログが大量であったこと、またアクセスログ自体にはユーザー名しか情報がありませんので、所属情報など他の情報と関連付けを行なって分析を表計算ソフトで行うのは大変でした。そこで、BIツールを使って可視化を行なうことにしました。BIツールには「Domo（ドーモ）」を活用しました。

「Domo」を使えば、例えば可視化であれば、各本部別に色分けをし、それぞれの本部ごとに1日あたり何時間、VPNの接続があるかといったことがグラフなどで表示できます。4月、5月には「Domo」を使って、ライセンスの残数や回線負荷の状況を見ながら、優先順位を付けてデバイスの配布などを行っていきました。

テレワーク導入にともなう課題解決にもBIツールを活用

　5月のゴールデンウイーク明けぐらいまでには、全従業員に対して、何らかの形で、テレワーク手段の提供を終えることができました。

　一方で、新たな課題も発生しました。例えば、出荷業務の担当者から、通信が遅く業務に支障が出ているというクレームが起きました。当社はインクなどの消耗品を毎日出荷しています。この出荷業務が滞ると、お客さまにご迷惑をおかけすることになりかねません。

　そこで、「Domo」を使って、原因を確認、分析していきました。具体的には、出荷業務が集中する午前10時ごろに、誰がVPNを使っているのかを把握する必要があります。しかし、常時利用している約1000名の社員全員に対して一人一人分析をしていくのは手間も時間もかかります。

　そこでまず、通信量を本部ごとに把握しました。さらにドリルダウンして、部門ごとに分解し、さらに社員にブレイクダウンしていったのです。その結果、特定の社員の通信量が非常に多いということも判明しました。実際の対処としては、この部門や社員に対して、出荷時間帯の接続は控えるように要請しました。

　課題解決後も、定期的に関連部門と状況を共有し、対応を行っています。ログの取得、可視化、レポートまでをBIツールを使って自動化しています。デイリーでレポートの結果を共有するという機能が「Domo」にありますので、協力部門に対しては、このメール配信機能を使って、毎日、状況を共有しました。

　新たなインサイトも発見できました。ツールの活用により、分析結果A、分析結果Bが出てくるわけですが、そこでAとBを掛け合わせることで新たな発見Xが生まれてきたのです。例えば、これまでは接続時間が長い＝通信量も多いと思っていたのですが、分析結果によると、接続時間の長さと通信料というのは必ずしも比例していなかったという事実も判明しました。

　逆に、短時間の接続で大容量の通信をする社員もいました。そういった部分を例外と見なすべきか、それともそのような役割の社員のためにインフラを用意しておかないといけないとかといった判断にもつながると思います。

さらに社内のデータの有効活用化を進めていく

　今回、テレワーク手段の提供を情報システム部門として行い、さまざまな経験をしました。それを通じ、3つ重要なことがあると捉えました。1つ目は「データ分析の重要性」、2つ目は「自動化の重要性」、3つ目は「データ有効活用の重要性」です。

　まず「データ分析の重要性」については、事実（データ）を元に判断して協力依頼をするところが非常に重要になってきますし、協力依頼を受ける部隊も、データがあると納得感があります。また、データ分析にあたっては知りたい人へ知りたい情報を届けることが重要です。これもBIツールを使ったからこそできたと思います。

「自動化の重要性」については、データ収集や加工に時間を費やすのではなく、判断に時間を費やすといったところが重要になってきます。特に今回はタイムリーな判断が必要でした。4月の緊急事態の時には、ある部隊では翌日から全員をテレワークにしたい、何とか今日中にPCなどの準備をしてほしいといった依頼がくることもありました。

　その時のデバイスの状況、回線の負荷状況がすぐに分析できないといけませんが、そういった意味でもBIツールを使って、常に最新の情報が収集、加工できるという状態に持っていけたのは非常に有意義だったと思います。

　最後に「データ有効活用の重要性」です。先ほどお話ししたように、VPNのログはCSVで取得できます。だだし、ネットワークの専門家が生ログを分析するにあたっては非常に有益かもしれませんが、管理職や幹部の社員が活用できるようにするためには、BIツールなどを使って別のデータに成形する必要があります。

　またBIツールを使うことで、誰でも知りたいところにたどり着ける、といったようにデータを有効活用できるきっかけになると思います。そのデータを使いたい人、知りたい人の観点に合わせたデータを作り、それをもとに有効活用することが非常に重要になってきます。

　今回はテレワーク中心の話をさせていただきましたが、今後はこういったアクセスログから、人事制度の設計の提案にまで展開をしてきたいと考えています。例えば、海外部門では時差があるため、日本の夜など、定時以外もメールのやり取りをするといった事象がアクセスログから見えてきます。

　一律、日本に合わせた人事制度がいいのかというように、今回の緊急事態におけるテレワークをきっかけに制度を見直すきっかけにもなっています。今後の展開としては勤務時間や勤務場所にとらわれない仕事環境の提供も行っていきたいと考えています。

　最近になってよくニューノーマルへの備えと言われていますが、人事制度の設計やネットワークインフラの整備計画などもデータを元に考えていかなければならないと考えています。

　また、今回のテレワークをきっかけにコミュニケーションの問題や、管理職視点での部下の進捗管理などについても、情報システム部門としてどういう形でICTを用いてサポートしていけるかを考えていこうと計画しています。

　また、本日はデータ分析を中心にお話しさせていただいたものの、当社としてはまだまだ社内に眠っているデータの有効活用ができていないと感じています。アクセスログに限らず、社内に眠っているデータの有効活用を行いながら、より会社として効率良く業務を遂行する、またユーザー部門に対して課題解決を提供することを情報システム部門としてサポートしていきたいと考えています。

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