※本コンテンツは、2021年3月24日に開催されたJBpress主催「第8回 DXフォーラム」Day2のセッションⅡ「バーチャルオフィスならリモートワーク移行も簡単！ 375日に渡る在宅勤務の舞台裏」の内容を採録したものです。
Slack Japan株式会社
エグゼクティブプログラム チームリーダー
溝口 宗太郎氏
バーチャルファーストで全ての業務をオンライン中心に
ビジネス用のメッセージプラットフォーム「Slack」の日本法人であるSlack Japan。同社のエグゼクティブプログラム チームリーダーの溝口宗太郎氏は、新型コロナウイルス感染症の感染拡大を受け、会社としていち早く在宅勤務を推進したと語る。セッションが開催されたこの日はちょうど、在宅勤務完全移行から「375日目」にあたるタイミングだった。
「在宅勤務への切り替え以降も当社の営業活動に問題はなく、2020年2月〜7月の対前年比成長率は収益82%増、ご利用者数81%増、Slackコネクト利用企業も151%増でした。全従業員が円滑に在宅勤務に移行でき、業務効率も以前と同じかそれ以上。それはSlackが新興IT企業だから、あるいは以前からリモートワークをしていたからではありません」
なぜこれほど円滑に在宅勤務に切り替えることができたのか。その秘訣について溝口氏は、同社が平時から「バーチャルファースト」を実践していたからだと話す。
「バーチャルファーストとは、全ての業務をオンライン中心で遂行する考え方です。それを下支えする基盤こそが、われわれが開発し提供しているSlackです。Slackというと『チャットツール』のイメージをお持ちの方も多いかと思いますが、Slackそのものが皆さまの企業における“バーチャルなオフィス”であると考えています」
情報共有だけの無駄な会議を大幅削減できる！
これを受けて溝口氏は、代表的な4つのシーンでのSlackの活用方法を披露した。
1 会議を待たずにチャットで進める
企業でありがちな「情報共有だけのミーティング」。ある調査によると管理職は「年間630時間」をミーティングに費やしているという。その多くがただ「情報共有」のみの時間にあてられている。
溝口氏は「Slack活用で、情報共有だけの無駄なミーティングを大幅に削減することができます」として、具体的なSlackの使い方を指南する。
Slackにおいてチームの仕事やコミュニケーションは「チャンネル」（メッセージ、ツール、ファイルをまとめてチームで共有する場所）を介して行われる。チャンネルはいわば企業の「会議室」。目的別・プロジェクト別・部門別・組織別のカテゴリーでその“会議室”は分けられ、インターネットにつながってさえいれば、どんな端末からでも、いつでもどこでもその会議室に参加できる。
各チャンネルの中で、コミュニケーションのベースとなるのはチャットだ。
「通常の対面会議やビデオ会議のシーンを思い出してみてください。音声の会話は一度発すれば記録に残らず、一度に話せる方は1人だけ。記録に残すなら誰かが議事録を書くか録音しなければならず、会議不参加のメンバーへの情報共有には手間が伴います。
それに対してSlackの各チャンネルのテキストコミュニケーションは、会議内容の履歴が恒久的に残ります。一度に複数人で会話することもできますし、発言が時系列で並ぶため、後からでも前後関係を把握しやすい。情報共有のためだけに人を招集する必要も、一切なくなります。
TO／CCに入っていなければどんな内容が交わされているか分からないメールコミュニケーションと違い、Slackは招待されたメンバーが平等にその内容を閲覧できるため、情報の抜け漏れを防止。情報の流通速度も圧倒的に速くなるでしょう」と、これまでスタンダードだったコミュニケーション方法との違いを明らかにした。
2 情報・活動を可視化する
業務において、「周囲のメンバーや隣の事業部がどんな仕事をしているのか全く知らない」ということは多いが、それ故に本来期待できるシナジーの機会を喪失しているとすれば残念だ。これについて溝口氏はこうアドバイスする。
「お互いが見えないと、相互に不信が生じてしまうものですが、Slackではお互いのやりとりを見える化し、部門間の連携・協働・協業がやりやすくなります」
前項で紹介した「チャンネル」には幾つかの種類がある。その１つがパブリックチャンネル。メンバー“全員”が参加できるオープンなチャンネルだ。
「この効果は絶大です。当社では、営業チームがお客さまごとのパブリックチャンネルを開設し、全従業員が全てのお客さまの商談状況を知ることができます。それによって、担当外の営業スタッフが『他ではどのような営業活動をしているのか』を知ることができ、経営層もプロジェクトの進捗状況を自分の目で確かめられます」
同社では「slack-ama」という経営陣に質問を問いかける用のパブリックチャンネルも公開している。amaとは「Ask me anything（何でも聞いて）」を意味する。従業員が会社に対していつでも質問できる環境をSlack上に整え、「会社の透明性を高めつつ、経営層と従業員の距離を縮めることに成功した」という。
オンラインでも簡単に協働作業ができる！
3 離れていても協働できる
在宅勤務が進む昨今、同じ職場で働く人間同士の間に物理的な距離が生まれている。オフィスでのチームによる協働作業の機会がめっきり少なくなったという人が多いのではないだろうか。
「Slackならば、オンラインでも簡単に協働作業ができるようになります」
溝口氏はこう述べ、このようなシーンを示して説明する。例えば、翌週、ある顧客との商談を予定しているようなケースだ。
・事前に顧客の情報を得なければいけない
・社内承認を得て商談に持っていくノベルティを用意しなければいけない
・部下に商談資料作成を命じなければいけない etc.
これらの作業にはさまざまなアプリケーション利用が伴い、そのたびにアプリの切り替えが発生し、タイムロスの要因になる。オフラインでも、誰かに報告・連絡・相談を持ち掛けるため移動が生じて時間が必要だ。
溝口氏は、こうした課題を解決するSlackコミュニケーションのデモを披露。特筆すべきは、Slackが2,400を超えるアプリケーションと連携でき、Slackがそれらアプリのハブになるという点だ。
「『顧客の情報をSalesforceで調べる』『DropboxやOneDriveといったクラウドファイル共有サービスから提案資料のテンプレートを見つけ出し、チャットで共有する』『Asanaなどでメンバーのタスクを管理する』『Microsoft Teams、Zoom、Webexなどでビデオ会議を開く』といったことは全て“Slackから離脱することなく”Slack上“で行えます」
承認に関しても、紙とはんこは一切不要。チャット画面から承認申請を出せば、上長のクリック1つで承認を得られる。まさしく“時短”の協働作業だ。
「プログラミングの知識がない方でも、ローコード＆ノーコードの方で簡単にワークフローを構築できてしまう点が、Slackの大きな特徴です」
4 社外とも同じ基盤で共創
企業におけるコミュニケーションは社内のみならず、社外とのメール、電話、定例会議なども発生する。これに対しても溝口氏は、端的にメリットを示した。
「もしもお客さまと常時つながっていられる専用の空間があれば効率的ではないでしょうか。Slackならばそれが実現可能です」
Slackのサービスには、フリープランのほかスタンダード／プラス／Enterprise Gridの有償プランがあるが、これらで使えるのが「Slackコネクト」という機能だ。Slack コネクトでは外部のパートナーを Slack に招待してチャンネルを共有することで、Slack上のワークスペースにおいて協働作業ができるというものだ。
「もしもチャットに英語の投稿があっても、翻訳サービスをSlackと連携していただくことで、Slack上でさまざまな言語の翻訳が可能です。海外のパートナーとの商談・打ち合わせ時にも安心です」
以上のデモンストレーションを終え、溝口氏はこう総括した。
「Slackはただのチャットツールではなく、それ自体が皆さまにとってのオンライン会議室であること。また、社内のプラットフォームをそのまま社外の方とのコミュニケーションに活用いただけること。そして、日頃お使いのアプリケーションサービスとの連携が可能で、全ての作業はSlack上から行えること——。以上３つのポイントから、われわれはSlackこそが『バーチャルオフィス』であると定義しています。
在宅勤務への移行で物理的にも精神的にも“離れ離れ”の状態が続いています。しかしSlackというバーチャルオフィスに皆さんが参加し、自分たちがやっていることを社内外に向けて可視化・共有すれば、同じ方向に向かう推進力を得て、ロケットのように飛び立てるはずです。社内コミュニケーションで困っている企業は、気軽にお問い合わせください」
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