本コンテンツは、2021年3月17日に開催されたJBpress主催「第5回 ワークスタイル改革フォーラム」Day1のセッションⅠ「属人化解消！組織変化に対応し、バックオフィスの生産性を高めるための業務改善プロセス」の内容を採録したものです。
freee株式会社
プロダクト戦略本部 業務改善コンサルタント
尾籠 威則氏
企業のバックオフィスに立ちはだかる
「属人化」問題
企業のバックオフィスで、効率的な業務フローを構築したい——その最も大きな障壁が「属人化」の問題だ。
例えば、ある企業の場合、業績好調なA部門に営業事務を拡充させるため、B部門の担当者を異動させる話が持ち上がったとする。しかし、B部門にはその担当者しか取り扱えない業務システムが存在し、しかも、代わりの人材を採用するにもトレーニングのリソースがなかった・・・。そうしたケースは、どんな企業にも起こり得る「あるある」だ。
クラウド会計ソフト「freee」を開発・販売するfreee株式会社 プロダクト戦略本部の尾籠威則氏は「属人化——何をやっているか分からず、その人だけが分かるルールで業務が遂行されている状態——が、組織変革やビジネス成長の足かせになる」と警鐘を鳴らす。
そして、「まずは属人化をひも解き、業務標準化を実践しましょう」と呼び掛ける。
尾籠氏は属人化の要因について、こう分析する。
「例えば、出張の際、私は東京・新大阪間を新幹線で移動します。新幹線を使わないルートを調べると『所要時間9時間超、乗換回数7回』。これではとてもビジネスにはなりません。新幹線を使えば『所要時間2時間23分、乗換回数0回』です。
なぜ、新幹線は“早い”のでしょうか。違いは明らかです。新幹線は乗り換えのない1本の専用路線で高速。新幹線を使わない場合、乗車する公共交通機関ごとにダイヤが異なり、乗り換えのたびに、詳細を調べる必要があります。新幹線ならその手間は要りません」
同じことがビジネスにも言える、と尾籠氏は言う。
「多くのバックオフィスでは、営業部門による見積書や納品書の作成・印刷に始まり、経理部門への請求書の作成依頼・経理部門での印刷・郵送、台帳の記入、会計ソフトの記帳、入金確認、消し込み、売掛台帳の記入、再び会計ソフトの記帳・・・と、何かしらの作業がその都度、発生します。各作業の使用ツールやツールごとのマニュアルも異なり、たくさんの転記作業・チェック作業が生まれるため、おのずと煩雑になるのです」
