本コンテンツは、2020年6月26日に全編オンラインで開催された「Workstyle Innovation Forum 2020 ＜夏＞生産性を高め、イノベーションを創発する！“経営戦略”としてのワークスタイル変革」での講演内容を採録したものです。

株式会社SmartHR
インサイドセールスグループ マネージャー
古川 智之 氏

SmartHRのテレワークのこれまでと現状

　実は、当社はこれまで、エンジニア職では週1回のテレワークを可能としていましたが、その他の職種では、テレワークの制度はありませんでした。

　東京オリンピック開催を見据え、3月から全職種で、テレワークの練習をしようと計画をしていたところ、新型コロナウイルスの感染が広がってきました。

　そこで、外出自粛要請が出た後の3月27日から、全従業員強制的にテレワークを実施しました。緊急事態宣言解除後は、強制から推奨に戻し、オフィスの出社率を抑えながら業務を行っています。

　テレワークを支援するためのさまざまな施策も実施しました。例えば「リモートワーク環境を整える手当」として、一人一律2万5000円を支給しました。

　従業員それぞれが自身の判断で課題を解決し、オフィスと同じくらいのパフォーマンスを上げてもらいたいと考えての一律支給です。手当は何に使ってもよいとした結果、モニターやデスクなどの他、健康グッズを購入した従業員もおりました。

「スライドワーク制度」も実施しました。緊急事態宣言によって保育園が休園となり、小さいお子さんがいる従業員は、日中はどうしても仕事に集中できないという人もいました。そこで、そうした従業員に限り、上司承認の上、特例で早朝5時から7時と22時から26時の深夜の時間帯も勤務時間としていいとしました。

　また、ゴールデンウイーク期間の「特例祝日振替制度」は、ゴールデンウイークに休んでも外出できず家にいるのであれば仕事をしたいという従業員の声に応えて、就業規則上は月内に限っている振替を、特例として、祝日なら2カ月先まで振替休日OKとしたものです。

　申請時に振替休日の指定を必須とし、労働時間が増加しないよう配慮しています。この他、テレワーク中は運動不足になりがちなため、「1日1時間までのフィットネスタイムは勤務時間に含めてOK」としました。

テレワークを変えたクラウド環境とは

　当社では、いまお話しした施策以外でも、情シスメンバーが新入社員の受け入れをフルリモートで行なったり、経理部門で月次決算を在宅で行なったりといった取り組みも進めています。

　こうした、テレワーク環境を裏側で支えているのがクラウドサービスです。当社では、業務ツールとして、ビジネス対話アプリの「Slack」、ビデオ会議サービスの「Zoom」、グループウェアツールの「G Suite」、情報共有サービスの「DocBase」などを利用しています。

　そしてもちろん、人事労務では、自社の「SmartHR」を利用しています。つまり、全てクラウドでできる環境がもともと整っていたのです。SmartHRでは、人事労務関連の情報を集め、社会保険などが電子申請ができ、それがデータベースとして溜まることで従業員名簿として活用できます。

　人事労務分野、特に社会保険や雇用保険の業務を非常に非効率にしているものがあります。「紙」です。例えば、入社手続き一つとっても、必要書類の作成から発送、記入・捺印、書類の受領、データ入力、役所への手続き、その後の紙の保管まで、煩雑なステップがあります。

　しかし、これをSmartHRで行うと、従業員がスマートフォンやパソコンで入力するだけでよく、ステップを大幅に簡略化することが可能になります。人事のご担当者の方も、オフィスに出社する必要もなく、オンラインで完結できます。

　実際の事例をご紹介しましょう。医療・介護領域における人材紹介・派遣サービス大手のTSグループは、SmartHRの機能の一つである雇用契約機能を使って、今年4月1日に入社した新入社員203名の入社手続きをオンラインで行いました。

　同社では入社式と研修はオンラインで実施することを決めていました。しかし、人事部門では、雇用契約書の締結を、そして総務部門では入社書類の回収を、それぞれ別で、かつ郵送で対応しようとしていました。それらの費用、工数、リスクなどを勘案すると、郵送で行うのは現実的ではないということになりSmartHRの導入が決まりました。

　煩雑な手続きが大幅に効率化したことはもちろんですが、当社へのお問い合わせから導入までを1週間で実現できたこと、社会人経験のない新卒者が研修もマニュアルもなく使えたのもSmartHRがユーザーファーストなサービスであることの裏付けになっていると思います。

　入社手続き以外にも、多くの紙が出てくる業務に年末調整があります。従業員にとっては「寡婦」などの言葉が分かりづらいことや、書類のフォームが狭くて書きづらいといった煩わしさが毎年の恒例になっているかもしれません。

　その点、SmartHRなら、パソコンやスマートフォンで「はい」「いいえ」などのアンケート形式の質問に回答するだけで年末調整に必要な書類が自動作成されます。用紙の配布や収集、さらにデータ化も必要ありません。

　SmartHRを使って、年末調整の負担を大きく軽減した企業もあります。りらいあコミュニケーションズは、コールセンターの受託運営、バックオフィス業務の請負など法人向けサービスを提供しています。現在従業員数は約1万9000名で、北海道から沖縄まで全国に多くの拠点を持っています。

　りらいあコミュニケーションズでは、SmartHR導入以前、人事労務の申請を全て紙で運用していました、年末調整では専任の社員６名が、残業しながら年末まで業務にあたっていたそうです。

　また契約社員が多いため、3カ月に1回の契約更新のたびに、運用書類が1万枚にも達していた状態でした。そこでSmartHRを利用いただいた結果、年末調整では書類が約2万8000枚削減され、用紙代、印刷代、郵送費用などのコストを大幅に削減することができました。また、専任のスタッフの方の残業時間も前年比で約半分に減らすことができました。

withコロナにおけるクラウドの在り方

　今回コロナが収束したとしても、第二、第三のウイルスがやってきたり他の災害が起こったりしてオフィスへの出社が難しくなる日がまた来る可能性もあります。「アフターコロナ」よりも、「withコロナ」と捉え、テレワーク可能な体制を構築する方が現実的でしょう。

　その備えとして今後重要になってくるのが従業員とバックオフィスの間をスムーズにつなぐクラウドシステムの存在です。一般的な人事などのバックオフィスの裏側には人事データベースがあり、それに給与システムや勤怠システム、経費精算システムなどが紐付いています。

　SmartHRでは、従業員毎にマイページが用意され、各種手続きに伴うコミュニケーションを集約することができます。例えば家族が増えたといった身上変更をSmartHR上で行えば、社員名簿だけではく、給与計算システムなど他のサービスとも連携し、データが自動的に更新されます。紙を無くせることに加えて、常に最新の正確な情報を一元管理できるメリットがあります。

　また、テレワーク対応可能な業務設計が出来ているかどうかが、今後求職者が会社を選ぶ際の基準の一つになってくると思います。採用戦略の観点でもテレワーク対応は重要なのです。

　ここまでペーパーレス化やオンライン化という話をしてきましたが、全てをそうすべきということではありません。偶発的コミュニケーションの創出など、オフラインならではのメリットもあります。

　オンラインで効率化し、完結できる部分はクラウドを利用することでそれらを実現させ、オフラインのメリットをさらに強くさせる業務設計やコミュニケーションを見直すことが大事になってくるでしょう。

　そのお役に立てるのがSmartHRであればとてもありがたいです。2015年の公開から4年で、SmartHRの登録社数は2万社を超え、労務管理クラウドの分野ではシェアナンバーワンとなっています。

　大手企業から中堅中小企業まで業界業種を問わず、さまざまな企業に利用していただいています。さらに、継続利用率99.5％と、高い評価をいただいています。15日間の無料トライアルも用意しております。ぜひお気軽にご利用ください。

※2020年6月26日時点。

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