3局面それぞれに最適なツール選択し、その活用を定着化する
ここまで社内コミュニケーションの中身を分類、分析できてしまえば、あとはそれぞれの特性・特質に見合うプラットフォームやツールを日常業務に根づかせていけば良いわけです。参考までにfreeeが新型コロナウイルスとは無関係に早くから導入を進めてきたテクノロジーは以下の通りです。
●相談・親睦
Zoom、Google Meet、Workplaceチャット、Slack、Remo
●共有
Workplace
●稟議
会計freee、人事労務freee
通常勤務モードの時から以上のツールやソリューションを普段使いしてきたおかげで、フルリモートという状況の中でも、精神的なコミュニケーションの壁は発生しにくかったと考えています。
例えばGoogle Meetなどを用いて毎日TV会議を実施し「相談・親睦」の輪を維持している他、Remo社提供のプラットフォームによる仮想asobibaを試験導入して、オフライン同様の偶発的出会いから発生するコミュニケーションの誘導を試みたところ、これも好評を得ています。
一方、「共有」の側面では社内SNSであるWorkplaceを介した情報共有がすでに社内で普及しており、フルリモート状況の時にも熱意や創意の共有、あるいはナレッジの社内発信の場としても機能していました。このWorkplaceを用いた全社会議も毎週実行し、ストリーミング配信で今も共有しています。
「稟議」の局面では、自社ツールを最大活用。人事労務freeeでは日々の勤怠申請がオンライン上で可能ですし、会計freeeを用いたワークフローによって、事前稟議、支払依頼などの業務も何ら問題を起こさずにスムーズに進行していきました。
押印のために出社が必要になってしまうような事態も完全に回避できています。また経費精算のようにデイリーに発生し、申請から入金までの処理が面倒な局面においても滞りなく対応できています。
モバイルでの操作も可能ですし、交通費などは行き先を入力するだけで経路や金額の候補が表示される体制を整えていますので、外出自粛後のwithコロナ、afterコロナの局面においても、業務スピードを安定的に高めていくことができるのです。
リモート、非リモートの区別なく、会計業務ではバックオフィス側と営業などのフロントオフィス側とのコミュニケーションが必須となるわけですが、会計freeeを用いれば証憑受領を伴う月次のワークフローにおいても、プラットフォーム上であらゆる申請や受容、意思決定や支払といった実務を進めていくことが可能になります。
「テレワークを伴うワークスタイル変革では、コミュニケーション上の課題が山積」と言われる昨今ではありますが、コミュニケーションの質や特性を見極め、それぞれに適したツールやソリューションを、非常時のみならず日常業務から浸透させていけば、決して解決できない課題ではありません。
私たちは、自らの経験も踏まえてそう確信しています。もちろん、すべての社員が行動指針や価値観を共有できていることが大前提となりますが、そのための施策も含め、freeeでは今後も多くの企業の変革に役立つご提案をしてきたいと考えています。
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