※コンテンツは、2021年３月25日に開催されたJBpress主催「第５回 ワークスタイル改革フォーラム」Day2のセッションⅣ「現場担当者に求められる、テレワーク環境での生産性向上と戦略人事とは？」の内容を採録したものです。
株式会社SmartHR
インサイドセールスグループ
山本 晃平氏
今の労働生産性を1.5倍にしなければいけない理由
2013年1月23日設立の株式会社SmartHRは、登録社数全国3万社以上のシェアナンバーワン クラウド人事労務ソフト※「SmartHR」を提供する。同社のインサイドセールスグループ山本晃平氏は、外資系IT企業でアカウント営業に従事した後、2020年にSmartHRへ参画した経歴を持つ。
※デロイト トーマツ ミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2020年度」
近年、日本の労働人口は減少を続け、2015年に7600万人だった労働人口は、このままでは2030年には6800万人にまで減る試算だ。15年間で800万人の減少は、1日当たり約1500人の減少となり衝撃的な数値だ。さらに2019年4月1日から順次施行されている『働き方改革関連法』（正式名称：働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）により、企業は大企業・中小企業を問わず、「従業員による労働時間の短縮」を余儀なくされており、一層、1人当たりの生産性を高める必要がある。
〈働き方改革関連法の8項目〉
①残業時間の「罰則付き上限規制」
②5日間の「有給休暇取得」の義務化
③「勤務間インターバル制度」の努力義務
④「割増賃金率」の中小企業猶予措置廃止
⑤「産業医」の機能を強化（事業主の労働時間把握義務含む）
⑥「同一労働・同一賃金の原則」の適用
⑦「高度プロフェッショナル制度」の創設
⑧「3カ月のフレックスタイム制」が可能に
「今の生産性を100とした場合、『労働人口による就労時間の減少率』と『残業時間ゼロによる労働時間の減少率』を掛け合わせると、生産性は69%に落ち込みます。つまり、今の成果を維持するためには、労働生産性を“1.5倍”に高めなければいけません」
他方で人材の流動化が進み、従業員にとっては「転職がしやすい」環境にある。半面、会社の数は減っておらず“転職はより簡単に、採用はより難しく”というのが昨今の採用市場のトレンドだ。
「女性活躍の推進、外国人労働者の雇用活発化、テレワークの積極導入、ミレニアル世代の進出など、従業員として組織で働く理由も複雑かつ多様になっています。
とりわけ2025年には、『情報リテラシーが高い』『物質的な豊かさよりも精神的な豊かさを求める』『仲間とのつながりを大事にする』『より社会貢献性の高い仕事に興味がある』といわれる“ミレニアル世代”が労働人口の半分を占めます。
こうした背景を踏まえ、今、企業は『何で組織を束ねるべきか』を真剣に考える必要があり、定性・定量の両面から組織の現状を把握することが重要です」
3つのステップで生産性を向上させる
次に山本氏が提唱したのは、「時間をつくる→データを整理する→従業員を理解する」の順で生産性向上につなげる「3つのステップ」だ。
●ステップ1：時間をつくる
従来業務を持ちながら、新たに生産性向上の取り組みも同時に実行していくのは、時間捻出の観点から難しい。その解決方法として山本氏は「今までのやり方を変える＝従来業務を効率化し、時間を捻出せよ」と要諦を示し、具体策も紹介する。
「①採用、②研修・教育、③評価、④制度企画、⑤労務、⑥給与計算、⑦社会保険、⑧勤怠管理、⑨年末調整、⑩その他など、バックオフィス業務は多岐にわたります。このうち①〜④は会社組織として『時間をかけるべき業務』、⑥と⑧は『既存のソリューションである程度のシステム化・効率化が進んでいる業務』。問題は⑤⑦⑨の部分です。
この労務、社会保険、年末調整に関わる業務は、難解な書類への記入、押印のための出社、役所への提出などを伴う労務担当者にとって面倒な業務です。こうした『紙で行われている業務』をペーパーレス化すれば多くの時間を捻出できます」
●ステップ2：データを整理する
従業員のことを把握し、正しく理解するためには、人事情報が必要となる。しかし採用から入社・配属・就労、そして退職に至るまで、人事情報活用の領域は多岐にわたり、それらのデータが整備されず活用できない企業も多いことだろう。
「多くの企業では、縦割り業務によりデータが別の組織・場所・方法で管理されているばかりか、記載方法やルールの不統一、さらには手入力管理による入力漏れ・タイプミスも発生するなど、人事情報を活用した横断的で連続的な把握が難しい実態があります。これら『ばらばら病』『ぐちゃぐちゃ病』『まちまち病』の“人事データの三大疾病”を克服し、人事情報をきちんと管理・分析することが重要です」
●ステップ3：従業員を理解する
また、従業員理解に欠かせないのがエンゲージメントの観点だ。エンゲージメントは、活力にあふれて仕事に打ち込む従業員の状態や、組織に対する愛着や一体感、仕事に対する満足度などを表し、「従業員のエンゲージメントを高めると労働生産性も高まる」とされていることから、昨今、特に注目を集めている。しかし実際は、従業員それぞれで動機・モチベーションは異なり、エンゲージメント向上につなげるのは容易ではない。
「そこで必要となるのが、エンゲージメントサーベイです。これは、従業員一人一人に自分自身のこと、同僚・上司との関係、仕事への負担、承認と報酬、職務、会社のカルチャーなどに関する問い掛けをするもので、これを経て従業員の状態や組織の課題を可視化できます。
サーベイでは、組織が急拡大している（あるいは急拡大しようとしている）場合、事業・組織に停滞感がある場合、多事業所・多店舗展開している場合、専門性が高い職種の場合など、ケースに応じた質問の方法があり、最終的にはクロス集計による細かい課題把握や、前回からの推移を踏まえて施策の効果測定を実施します」
SmartHRでどのようなことが実現できる？
生産性向上につながる3つのステップについて詳述した山本氏は、それぞれのステップに対応する「SmartHR」の機能についても解説を加え、発表を締めくくった。
●ステップ1：時間をつくる→「労務管理の最適化」
社会保険、電子申請、給与明細、入社手続き、マイナンバー、年末調整、申請・承認、雇用契約などを全てオンライン上で完結させ、ペーパーレス化を実現。他のシステム（勤怠管理・給与計算・採用管理・人材マネジメント・福利厚生・チャットなどのアプリケーションサービス）との連携もできる。
●ステップ2：データを整理する→「人事情報の整備」
入力された人事情報はSmartHR上で自動整理。従業員データベース、カスタム社員名簿、お知らせ掲示板の作成や運用にも対応。最新の人事情報を一元管理できる。
●ステップ3：従業員を理解する→「人事情報の活用」
人事情報の集計、可視化、分析するレポートを自動作成。更に、簡単に設問を作成・配信できる従業員サーベイ にも対応し、従業員エンゲージメントを可視化する。
「例えば、紙の書類のよる入社手続きには、必要書類（雇用契約書や労働条件通知書など）の作成・印刷・発送に始まり、人事情報の手入力、役所手続き、書類の管理・保管など、さまざまなフローが存在していました。
しかしSmartHRであれば、労務担当者はメールで入社予定の社員に入社情報の提出を通知、促すことができます。社員は、スマホやパソコンからSmartHRの確認画面にログインし、電子書類の確認や署名、必要事項の入力をするのみです。本人確認書類はスマホのカメラでその場で撮影し、SmartHR上にアップロードできます。2020年4月に始まった社会保険および労働保険関係の電子申請にも対応しているため、役所手続きや管理・保管もオンラインで実行可能です。
例えば1000人規模の企業だと、1回の年末調整だけで2万枚以上の紙を使用します。この紙の配布・記入・確認のコストは、392万円にもなるといわれています。SmartHRはさまざまな規模・業種の企業に導入され、99%のお客さまに継続利用いただいています。ぜひ導入をご検討ください」
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