テレワークでの生産性を高めるICTツールとは？

本コンテンツは、2020年9月11日に全編オンラインで開催された「Workstyle Innovation Forum 2020 <秋>」での講演内容を採録したものです。

富士通株式会社
国内ビジネス推進統括部プロモーション推進部部長
丸子正道氏

テレワークは「実施できれば良い」段階から「生産性を上げる」段階へ

　コロナ禍の影響によって、テレワークを活用したワークスタイルは誰も予想できなかったスケールで急速に広がりました。「思っていたよりも仕事に使える」という好感触を得た人も少なくなかったようです。では、実際の企業の生産性はどうなったのでしょうか？　

　興味深いデータがここにあります。日経BP総合研究所が約2200社の企業を対象に行った調査によれば、「テレワーク実施前の生産性と変わらない」あるいは「それ以上」と答えたところも30％以上ありましたが、実に62.9％もの企業が「以前の生産性よりも下がった」と返答したのです。

　この結果を目にして「やむを得ない」と捉える人もいるかもしれませんが、新型コロナウイルスの感染拡大は完全にストップしたわけではありません。少なくとも今後数年はWithコロナ、すなわち感染防止対策を前提にした企業活動を継続せざるを得ません。つまり、テレワークの実施もまた継続していくことになるわけです。いつまでも「テレワークで生産性が低下してもやむを得ない」などとは言っていられません。

　では、現状のテレワークが抱えている主な課題とは何でしょうか。東京商工会議所が約1万2000社を対象に行った調査で、特に多かった返答は「ネットワーク環境の整備」「端末機器の確保」「書類への押印対応」「社内コミュニケーション」。いずれも回答数の5〜6割を占めていたのです。また、テレワークに関連して私たち富士通に寄せられた企業からのお問い合わせもまた、「社内業務の遂行に向けたインフラを整備したい」「コミュニケーションの強化に向けたシステムを導入したい」といった内容が大半でした。

　そこで、富士通でも早急に課題解決策を検討。テレワークで高い生産性を維持・向上するためのシステムのあり方、その全体像を以下のように大まかに捉えました。

　ポイントは3つ。「強固なセキュリティ」、「コミュニケーション不足の補完」、「働き方の見える化」です。テレワーク実施時にも安心して働けるセキュアなICTインフラを確立しつつ、これを軸にして多様性のあるコミュニケーションを実現するツールと、働き方を多角的に可視化できるシステムとを連携させていく、というグランドデザインです。

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単なるオンライン会議システムとは一線を画す「Teams」

　ここからは具体的なツールやシステムを紹介したいと思います。まずは3つ挙げたポイントの1つ、コミュニケーション関連の課題解決に有効なマイクロソフトのコラボレーションツール「Teams」です。テレワークを実体験した多くのビジネスパーソンの間で、頻繁に使われているのがチャット（文字によるコミュニケーション）や会議システム（音声と画像によるコミュニケーション）ですが、ご存知のように「Teams」もこれらの機能を備えています。

　しかし、コラボレーションツールとして開発された「Teams」には、他にも数多くの機能が備わり、それらを社内システムと連携させることによって、むしろ対面でコミュニケーションしていた時よりも効率的でスピーディな成果をもたらしてくれます。

　まず、「Teams」は、メールやカレンダー、プレゼンソフトなどオフィスで使うあらゆるツールを統合し、なおかつPCやスマホなどさまざまな端末からアクセス可能にしてくれますので、大半の業務を「Teams」の画面からダイレクトに実行していくことができます。

　例えば遠隔地にいる同僚や上司とチャットで会話をしている最中に、必要に応じてアプリケーションやデータを呼び出し、チャット画面上で共有したり、共同作業を行ったりすることができるわけです。そうしてオフラインと変わらない会話や作業を実施するだけでなく、散在していきがちな情報類をプロジェクト毎に整理してくれる機能も持ち合わせています。こうして、オフィスにいた時以上に目に見える形で業務の進行と整理と情報共有が成されることによって、より効率的なコラボレーションが実現していくのです。

　オフィスにいる時を思い出してください。多くのビジネスパーソンは、仕事内容や相手先次第でケースバイケースにコミュニケーションのとり方や利用端末およびツールを変えていき、当然のことながら情報やデータ、知見があちこちに散在していきます。

　これらを必要に応じて集め直し、共有していく過程で多くの無駄が生じてきたはずなのですが、テレワーク実施をきっかけに「Teams」起点のコミュニケーションを徹底できれば、生産性はかえって上がっていくのです。「Teams」がマイクロソフト史上最速で普及を進めることができた背景には、以上のような利点に世界中の企業が気づいたからだと言えるでしょう。

「働き方」見える化ツールと、セキュリティを向上させた端末で、さらに課題を解決

　次に3つのポイントのもう1つ「働き方の見える化」に有効なツールとして、「FUJITSU Software TIME CREATOR」を紹介します。

　テレワークを進めていく中で、特にマネジメント層を中心に課題感を持ったのが、各メンバーの業務状況やプロジェクトの進捗状況を把握する難しさだったはずです。しかし「TIME CREATOR」を全社的に導入すれば、「どのメンバーがどの作業に何時間を費やしたか」が明快なグラフとなって表示されます。

「PC毎の稼働時間」や「どのアプリをどれだけ稼働させていたか」など、さまざまな角度から「働き方」を見える化していくことができるため、マネジメントや評価の精度はむしろオフラインオンリーだった時よりも上がります。そればかりか、テレワーク活用時の課題として浮上した「働き過ぎによる社員の健康管理問題」への対処も可能となります。

　単に状況を見える化して管理するだけでなく、例えば働き過ぎだと判明した社員のPCに警告を表示することや、PCそのものをシャットダウンする機能も盛り込まれています。個々に異なる環境で働くことになるテレワークにおいて、忘れられがちな時間意識をサポートしていくことは、長期的に見れば生産性向上へとつながる施策でもあると言えるはずです。

　3つのポイントの最後の1つ、セキュリティについては、もちろんホストコンピュータやサーバー、クラウド上のインフラシステムにおけるセキュリティ向上が大前提ではあります。しかし、テレワーク時のセキュリティとして懸念されるのが、各自が用いる端末機におけるセキュリティです。

　富士通では以前から生体認証技術の領域で世界トップレベルの成果を上げてきました。自社製PCには手のひら静脈認証のセンサーを搭載していますので、パスワードの漏洩やそれによるなりすましを防ぐことが可能です。また世界最高レベルの軽さと堅牢さを併せ持つノートPCや、画面の覗き見を防止するためのオプションとして、PC本体に差し込むことができるプライバシーフィルターなども展開。さらにPCに保存するデータを物理的に分散させながら持ち運べる秘密分散ソフトも開発するなど、多様な視点から個別PCのセキュリティ保持と、モビリティとを実現しています。

　以上は、あくまでもテレワークを進化させ、生産性を向上させていくための一例に過ぎません。より幅広く、実用的なテレワークの進め方や、働き方改革の促進について、富士通では、いくつものワークショップをオンライン上で展開しています。ぜひこうした機会も利用しながら、「基本はテレワーク、時々オフィス」というようなニューノーマルの働き方においても、生産性を上げ、なおかつ社員の成長や健康を支えていただければと思っています。

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