多くの企業がオフィスワークからリモートワークに急速に移行したことを考えると、ITが従業員の仕事と生産性を維持することにITが注目しているのは当然です。手段を問わず、事業継続を最優先事項と考えたはずです。
しかし、自粛期間が継続し、従業員が在宅勤務に慣れ、定着するにつれ、IT部門のリーダーは重要なニーズのその先に目を向けはじめています。IT部門のリーダー同士では、リモートワークの体験が話題になっています。
CIO.comが実施した400人のIT部門のリーダーを対象とした最近の調査によると、「業務環境の改善」は「デジタルトランスフォーメーション」と並んで優先順位の第1位となっています。リーダーは、従業員の満足度の重要性を理解しています。また、リーダー達は、ユーザー体験がITの成功の評価基準の1つであり、この移行期間中の体験が満足できるものでないと、ITにとってコストのかかる問題が続出する可能性があることを理解しています。
潜在的な問題を先取りするためには、ITリーダーは、リモートワークを行う従業員が、自宅でもオフィスに戻った後も効果的かつ効率的に仕事をするために必要な適切なツールを確保するため、今すぐ対策を取ることができます。
在宅勤務中の従業員の懸念に対処する
多くの従業員にとって、在宅勤務への移行は簡単ではありませんでした。リモートワークに関するシステム、プロセス、およびポリシーは事前に十分に確立されていなかったからです。その結果、多くのビジネスユーザーは他の在宅勤務中の社員との共同作業をするため、新しいアプリケーションやツールの導入を含めて、利用可能なものは何でも利用するようになっています。
これはすぐIT部門にとっての大きな頭痛の種になり、サポートとセキュリティの両方に問題が生じる可能性があります。初めてリモートから仕事をする従業員は、自宅ですべてを理解しようとし、自分で解決できない場合は、ITに連絡してサポートを求めるようになりました。また、従業員が承認されていないアプリケーションを使い始めると、セキュリティもまたITの懸念事項となります。
もちろん、従業員の目的は悪意があるのではありません。実際には、彼らは、リモートワーク用のコラボレーションツールに関するアドバイスをIT部門に求めているのです。どのビデオ会議ソフトウェアを使うべきか？どのコラボレーションアプリやチャットアプリが良いか？ウェブカメラを使うべきか？ヘッドセットは背後の雑音の軽減に役立つか？などです。
生産性、効率性、仕事の満足度に対するユーザーエクスペリエンスの重要性を考慮すると、従業員に提供する標準ツールセットにウェブカメラとヘッドセットを追加することを検討する最適な時期です。これらのコラボレーションツールはビデオ会議用として設計されており、会議の効果だけでなく会議出席者へプラスの印象を与え、両方を向上させます。
- ・ヘッドセットは装着している人だけでなく、会議の他の参加者にとっても音が改善します。
皆の声が聞こえるだけではなく、皆に自分の声が伝わっていることを忘れないようにしましょう。 - ・HD解像度と光量調整機能を備えた高品質のウェブカメラは、ユーザー自身がカメラに映っている姿に自信を持てるようになり、その結果、快適さのレベルも向上します。
オフィスワークへの移行を容易にする
当面の間、通常オフィスで働いていた従業員の大半は少なくとも時々リモートワークをする可能性があります。人々が戻ってくる頃には、オフィス環境は大きく変化しているでしょう。IT部門はその間の時間を使って、ビデオ会議がより定着する状況に向けて積極的に準備を進めることができます。
多くのアナリストは、ビデオ会議が会議でより大きな役割を果たすことに同意しており、これは主に、より良い会議体験を求めるビジネスユーザーがその原動力となっています。これまでビデオ会議を全く利用したことがなかった、あるいはたまにしか利用する機会のなかった従業員は、今では会議を実施する際ビデオを会議を追加することへの価値に気づき、コラボレーションのためにビデオを利用する傾向が強まるでしょう。
一貫したビデオ会議の体験によって、リモートワークとオフィスワーク間の移行を容易にすることができます。優先的に使用するビデオアプリケーションの企業向けライセンスを従業員に提供することで、オフィスでも自宅でも、誰もが素早く会議のスケジュールを立て、開始し、管理できるようになります。さらに、PCと会議室で一貫したプラットフォームを導入することで、従業員にとっての体験はシンプルになり、より効率的に仕事ができるようになります。
多くの組織にとって、ビデオ会議を提供することは、従業員の健康とソーシャルディスタンスの確保を維持するという大きな目標の一部となります。IT部門がこの目標をサポートする方法の1つは、会議室が過密になっていないことを確認するために、会議室の使用状況と稼働率を監視することです。ロジクールSyncのようなリモートデバイス管理ツールを使用することで、会議室の利用率などの指標に関する洞察を得ることができます。
ユーザー導入からユーザー満足度へ
ユーザーが適切なコラボレーションツールを選択したり導入することを支援するだけではなく、IT部門は、このテクノロジーの使用方法に関するヒントを提供することで、ユーザーの満足度を高めることができます。このようなヒントには、例えば一連のYouTubeの動画などでもいいでしょう。使い方は複雑な説明ではなく、シンプルな方が良いでしょう。
IT部門はまた、人事部などほかの部門が在宅勤務をするための最良な方法やポリシーの考案を支援することもできます。基本的な提案事項として、ビデオコミュニケーションスキルを向上させる方法や、ビデオ会議を安全に利用する方法などが含まれます。
在宅勤務の実践とポリシーを確立した企業や組織にとっては、これらの提案は既に実施していることを強化するものかもしれません。しかし、リモートワークは従業員にとって初めてのことであれば、タイムリーなサポートやガイダンスがあれば、従業員の体験と満足度に大きな違いが生まれます – そして、回避可能なセキュリティやサポートの問題を防ぐこともできるかもしれません。
最終的には、ビデオ会議の導入を可能な限り簡単にできるようにすることが、IT部門と組織全体の利益となります。この目標は、従業員の満足度を優先し、一貫した体験を提供することで達成することができます。アナリスト企業であるNemertes社によると、「ビデオ会議の成功は、システムの利用率が高く、生産性が向上し、組織の全体的なコラボレーションのニーズを満たす時に達成される」とのことです。
