「レンタルオフィス」とは、椅子や机などの家具やOA機器などが揃っている貸事務所のこと。日本ではまだそれほど知名度は高くないが、一般的な賃貸オフィスに比べ、手軽に利用でき、入居時のコストも抑えられるとあって、ここ最近、注目を集めている。

例えば、起業や事業拡大による移転などで、新しいオフィスが必要になった場合、通常必要な作業とコストを考えてみよう。

まず大変なのが、物件選び。立地や広さなど様々な条件に合う物件を見つけるのは至難の業。忙しい合間を縫って、複数の物件を巡って入居先を探した経験を持つ経営者は少なくないだろう。

やっとの思いで物件を見つけたら、契約となるが、契約の際には敷金や礼金、保証金など、高額な費用が必要だ。そして、いざ入居となっても、椅子や机、棚などの家具をはじめ、コピー機やFAXといったOA機器などを用意しなければならない。これらをそろえるのは意外と手間が掛かかり、購入するとなるとかなりの金額になる。また、電話・インターネットなどの契約や、場合によっては自らの手で設定まで行う必要もあるだろう。

一方、レンタルオフィスの場合、これらの手間や費用がほとんどかからないのだ。

まず、物件選びだが、レンタルオフィスはターミナル駅など利便性のよい場所、かつ複数の場所に展開している事業者が多い。それ故、自社に適した場所を探すことが比較的簡単。

なお、レンタルオフィスと言うと、「間借り」というイメージを持っている人がいるかもしれないが、それは間違い。確かに、ひと部屋を複数社で使う共有式スペースもあるが、それはサービスの一部。用途や人数に応じて、広さが選べる専用の部屋が利用できるものもある。つまり同じ立地でも多彩な選択肢があるので、理想のオフィス環境と出会う確率が高くなるという訳だ。

そして、不動産の賃貸契約ではないので、敷金や礼金は不要。オフィス什器をはじめ、通信インフラも揃っているので、家具やOA機器の用意や電話・インターネットなどの契約・設定も必要なし。ただでさえ忙しい新事業の立ち上げの際には、こういった作業から解放されるのは、ありがたい。

以上のように、レンタルオフィスを利用すれば、移転時のコストを大幅に抑えることができる。しかし、そのメリットはオフィス開設時点だけに留まらない。例えば、将来、事業を拡張することになった際には、同じフロア内の大きな部屋に移ることができる。その際、オフィスの所在地はもちろん変わらない。都合に合わせて手軽に移転ができるのだ。長い目で見ても、レンタルオフィスを利用するのは賢い選択だと言えそうだ。

ここからはレンタルオフィスの実際について、世界2,000の拠点と国内の60拠点で、レンタルオフィスを提供する「リージャス」を例に、細かく説明しよう。

リージャスの場合、レンタルオフィスの利用に際して必要な初期費用は、月額利用料の2か月分のみ。もちろん保証人なども不要だ。契約は、一度現地を見学してからになる。そして、契約すれば即日利用可能。思い立ったらすぐ事業を始めたいという起業家も多いだろうが、賃貸オフィスではありえない、スピード感は心強い。

毎月の費用は、イスや机などのオフィス家具を含んだ利用料がかかる。インターネットや電話の利用、電話取次ぎサービス、各種ビジネスサポートなどはオプションで、必要なものだけを選ぶことができ、無駄のない運用が可能だ。

さらに、1名からの利用ができ、利用人数に応じて部屋の広さや席数を選べる。また、「眺めの良い部屋がよい」とか、「出入に便利なエントランス付近の部屋がよい」など、様々な要望に応えられる多彩なバリエーションがあるのも魅力のひとつ。

実際にリージャスのレンタルオフィスに訪れてみると、まず受付スタッフが出迎えてくれる。バイリンガルの受付スタッフは、非常に丁寧な応対である。来客用のスペースも、オフィスも共に綺麗で清潔感に溢れ、スタイリッシュな雰囲気が漂う。これなら誰を呼んでも恥ずかしくない。また、有人の受付があることに加えて、オフィスエリアは契約している会社のスタッフのみ入場が許され、各個室部屋は施錠できるのでセキュリティ面も万全だ。

さらに、リージャスのレンタルオフィスは、六本木ヒルズや渋谷マークシティなど、ターミナル駅に近い一等地のオフィスビルに数多く展開している。賃貸オフィスではおいそれとは入居できないハイグレードなオフィスビルに手軽に事務所を構えることができるのだ。このことが、有人受付の存在と共に、企業の信頼性やステータス、利便性を高めてくれるのは言うまでもない。

さて、今回紹介したリージャスのサービスは、世界中の経営者や起業家から大きな信頼を得ている。その要因のひとつには、単なるスペースの提供だけにとどまらず、ユーザーの使い勝手を考えたきめ細やかなサービスの存在が挙げられる。

例えば、2名から利用できる貸会議室は、利用人数、目的、利用希望センター、利用希望時間により、担当者が適切な部屋を手配してくれる。

また、個人的に気になるのが、世界中に拠点を持つリージャスならではの「ビジネスワールド」のサービスだ。

ビジネスワールドとは、リージャスのサービス拠点などに設けられた、椅子と机、Wi-Fi、ドリンクサービスの利用が可能な共有スペース。日本国内と海外の主要都市や空港などの交通拠点に2000箇所あり、国内のみならず、海外の出張の際にも大いに役に立ちそうなサービスだ。レンタルオフィスを利用していれば無料で利用可能だが、レンタルオフィスを契約せずにラウンジのみを利用できるプラン（月額2,800円〜）もあるという。

そのほか、実際にオフィスは構えずとも、各都市の一等地に会社所在地を設定でき、この住所で電話の応対や郵便物の受取りを代わりに行う「バーチャルオフィス」サービスなどもある。

レンタルオフィスサービスに加えて、単独でも利用できるこれらのサービスを組み合わせれば、個人起業家やSOHOをはじめ、中小企業、さらには大企業まであらゆる企業規模や形態に対応可能だ。例えば、テストマーケティングで試しの支社を設立する際などによく見られる、スタッフ1名で1ヶ月限定のオフィスが必要という場合でも、無駄なく利用できる。この柔軟性こそが、リージャスの最大の強みと言えるかもしれない。

効率的な企業経営を実現させる、オフィスの一形態として、今後ますます注目を集めていきそうなレンタルオフィス。中でも、都市の一等地に事務所を構えられて、柔軟性に富んだビジネスサポート体制が利用でき、世界中でストレスなくビジネスを行える環境がある——というリージャスのサービスは他社に比べて、より利用価値がありそうだ。

企業規模の大小を問わず、事務所の新設や移転を考えている経営者や起業家は、一度、リージャスのレンタルオフィスの利用を検討してみてはいかがだろうか？