パンデミックの初期に、多くの人々のオフィス環境が、しばらくの間、または無期限に一変してしまうであろうことが明白になりました。完全な収束はまだ先であるものの、地域によってはパンデミックが落ち着き始めている中で、ニューノーマルが形を成そうとしています。このニューノーマルは、IT部門にとって何を意味するのでしょうか？IT部門が新しいハイブリッドワークスペースで従業員をサポートできるように進化するには、どうすればよいのでしょうか？
IT部門にとっては俊敏性こそ力である
(以前よりはるかに重要性が増した考え方)
ハイブリッドな職場の需要に応えるため、IT部門では俊敏性と応答性を大幅に高めて、急速に進化するビジネスニーズに対処する必要が出てくるでしょう。IT管理者は、急速に変化していく手に余るような状況に、すばやく対応する必要があります。
ITスタッフは、自分自身がリモートワークに慣れようとしている間に、テクノロジー（会社提供のものと、個人のもの）を使って働く従業員から、これまで以上に多くの質問を受けるでしょう。ITリーダーは、そうした状況で先手を打つためにテクノロジーの導入とトレーニングに積極的に取り組んで、オフィスワーカーとリモートワーカー両方をサポートしていく必要があります。
ハイブリッドな働き方をサポートする
ハイブリッドな職場には、内勤中の従業員とリモート勤務中の従業員が存在します。会社のオフィスとホームオフィスを絶えず行ったり来たりする従業員もいるため、職場の状況は流動的です。
ハイブリッドな働き方をする従業員は、効果的な仕事をするために、システム、アプリケーション、そして特に他の従業員と、常につながりを維持する必要があります。チームメンバー同士のつながりは、誰がどこにいようと維持すべきです。コラボレーションは今やミッションクリティカルになり、そのほとんどがバーチャルに行われています。
ビデオ会議は、こうした環境において人々が会議をするデフォルトの場となりつつあります。2024年までに、直接対面のビジネス会議は全体のわずか25%になっているでしょう。1ビデオ会議は、従業員が慣れるに従ってあらゆる組織で導入が進んでいくと考えられます。コスト削減につながるビデオ会議は、対面の会議に取って代わります。
ビデオ会議の導入が進むと、人々はバーチャルな働き方をする中で、ビデオ会議の新しい活用方法を発見するはずです。たとえば、重要なコラボレーションとして、ホワイトボードを使ったブレインストーミングがあります。これまでは対面で行われてきたことです。今日の従業員は、適切な機器があれば、ホワイトボードさえもビデオ会議で活用できることに気が付きつつあります。
ビデオ会議をあらゆる場所で実現する
ハイブリッドな職場で行われる会議には必ずと言っていいほどリモート勤務中の従業員が数人は参加するため、ビデオ会議を常に開催できる状態にしておくことが必要です。ビデオが会議室で利用できないことは不便であるだけではありません。これはビジネスの一時停止を意味します。
このことが理解できていれば、ITリーダーは万全の準備を整えておけます。ビデオ会議室ソリューションの準備を優先事項とすべきです。どんなに小さくても、すべての部屋をビデオ対応にする必要があります。個人的な1対1のミーティングさえも、ビデオを使って行われるようになっていくと考えられるためです。
多数のビデオ会議が開催されるため、IT部門は、会議室と、会議室にあるすべての機器の管理を自動化および一元化する必要があります。幸い、ロジクール Syncなどのツールを利用すれば、IT部門はどこからでも簡単にビデオ会議デバイスを管理できるようになります。
予算を再調整して
リモートワークに対処する
多くのビデオ会議室ソリューションの導入に加えて、ITは、他の領域でも予算を増やす準備をする必要があります。たとえば、リモートワークへの移行に際し、専用のウェブカメラとヘッドセットの支給を要請する従業員が増加します。
パンデミックによってロックダウンが実施された地域では当時、それは一時的なものと思われており、リモートワークは間に合わせの方法で行われていました。しかし、企業がハイブリッドな働き方を導入し、従業員が今後もリモートワークが続くであろうことに気付くとき、ビジネスにおけるコラボレーションとコミュニケーションに特化した機器が求められるようになってきます。
ITはまた、ノートパソコンやその他のデバイスの更新サイクルを速くするために、予算を割り当てる必要がある場合もあります。ビデオ会議は、コンピュータの処理能力に対する需要を高めます。旧式のノートPCでは、ビデオ会議アプリケーションを適切に実行できないおそれがあります。
従業員の生産性に投資する
予算の話し合いを始める時は、ITセキュリティについて考える方法で、これらの追加リクエストと予算要件について考えると役立つ場合があります。マルウェア対策やエンドポイント保護などのテクノロジーに投資しましょう。これは、セキュリティ侵害の結果かかるコストと比較して、少ない初期費用で済むためです。
同様に、効果的なコミュニケーションができないために従業員の生産性が低下する状況を阻止できるなら、そのために投資すべきです。ハイブリッドな職場では、ノートPC、モニター、マウスなどのデスクトップツールが必要なのと同じように、エンタープライズグレードのヘッドセットやウェブカメラといった個人用のコラボレーションツールも必要になります。
オフィスに復帰する人が現れ始めた一方で、リモートワークを続ける人もいます。今こそ、ITリーダーが、ビデオ会議が増加していく流動的な職場環境に向けて準備すべきときです。今投資をすれば、長期的な見返りを得られます。
