デジタル（IT）を活用した業務効率の改善や生産性の向上は、必須となりつつありますが、導入時にぶつかる壁は意外にも多いものです。また、デジタル化がどうして必要なのか、本当に効果はあるのかという疑問を感じている企業も多いでしょう。
こちらの記事では、数多くの中小企業のデジタル化を支援してきた中小企業診断士・雲岡が、企業がよくぶつかってしまう「4つのデジタル化の課題」にアドバイスします。
雲岡 純司【中小企業診断士】
1977年生まれ 岡山県出身。造船関連製造業の情報子会社に入社し、CADシステムの販売やSFAシステムの企画販売責任者を歴任。
2015年に中小企業診断士登録し、翌年サイボウズ株式会社に入社。現職はパートナー営業部長。診断士としては各種補助金の支援やIT関連の研修講師に多数携わる。
社内の 隠れIT人材を見つけよう！
社内の 隠れIT人材を見つけよう！
デジタル化をこれから始めるというとき、「じゃあ誰に任せる？」っていう問題が出てきますよね。あなたの会社にも”隠れIT人材”がきっといると思います。
・新しいもの好き
・ガジェット好き
みたいな人が良いと思います。例えば「最新のスマートウォッチをつけてる」とか、「最近出たキャッシュレスサービスを使ってる」など、些細なところに”隠れIT人材”を探すヒントがあるはずです！
ただ、一旦誰かに任せると、運用が属人化してしまうというのも中小企業によくある問題です。専門の情報システム部がない企業が多いので、他の仕事と兼務でシステム管理をしている人が多いと思います。でも、周りからは片手間の業務と思われてしまって、業務量の調整が難しかったり、社内評価に反映されなかったりで、どんどん誰もやりたがらない仕事になってしまうんですよね。こういう問題は、経営者・マネジメントが組織のあり方や評価方法をしっかり整えることで解決していかないといけません。
※2021年 サイボウズ Welcomeアンケートより
特別なツールという線引きの
意識を無くしましょう
特別なツールという線引きの
意識を無くしましょう
今まで使っていなかったツールで仕事をしないといけないって、難しそうに思いますよね。でも、「仕事で使うツール」って考えるからダメなんです。皆さんプライベートではLINEやSNSを使っていると思います。いつも使っているツールと、会社で使うツール、特別に線引きする必要はないんです。
会社のパソコンでITツールを使うのにどうしても抵抗感がある、という社員さんが多い場合、スマホでも使いやすいツールを選んでいただくと良いかもしれません。いつも使っているスマホアプリと同じ感覚で使い始められますからね。
また、漠然と長年続けてきた仕事のやり方を変えるのが不安で、社内での抵抗感が強い場合もあると思います。 そういう場合は、「やらないと自分が困る、損する」という業務からデジタル化してみるといいですよ。
例えば、
・重要な伝達事項はシステム上でしか確認できなくする
・承認をもらわないと困る有給休暇申請を電子化する
などが考えられますね。少し強制的に見えるかもしれないので、経営者・マネジメント層から率先して使うことでグッと進みます。
また、「教育コストもIT投資の一部として考える」ということも意識していただきたいです。IT投資というと導入するシステムにかかる費用だけを思い浮かべてしまいますが、そのシステムをうまく使える人材を育てるコストも投資と考えるべきです。
とはいえ、教育にコストをかけて何が返ってくるのか想像し難いと思います。それなら、システムに詳しくなくても使えそうなツール、つまり教育コストがかからないツールを選定するというのも手ですね。
また、導入しようとするシステムの無料の教育コンテンツがどれだけ提供されているか、というのもチェックしておくといいと思います。
※2019年 サイボウズ ユーザーアンケートより
数字以外の効果も見る必要が
あるんです
数字以外の効果も見る必要が
あるんです
費用対効果については、「何を効果として見るか」を考える必要がありそうです。
・効率化で業務時間を〇〇時間削減できた
・事務処理にかかっていたコストを〇〇円削減できた
など、数字で見える効果が考えられます。しかし、デジタル化で達成できる効果は数字で算出できるものだけではないはずです！
例えば下記のA社とB社、求職者からするとどちらが働きやすそうに見えるでしょうか？
A社：社長のスケジュールや考えがITツールでいつでもわかる、ツールを使いスムーズに仕事を進めている企業
B社：月一の朝礼でしか社長を見ることができない、古くからのアナログなやり方で仕事をしている企業
A社のようにITツールによって可視化されている環境だと働きやすそうに見えませんか？
また、社長の考えを常に把握でき、一体感を持って仕事に臨めそうですね。そのような数字以外の効果も踏まえて考えられるといいですよね。
また、初期費用については、ひと昔前と比べるとかなり負担が少なくなっています。
最近は、買い切りではなく、月額制のクラウドサービスが多いですよね。初期費用がかからず、月単位で契約を変更できるサービスもあります。最初の一歩に高いハードルを感じているなら、こういうサービスで気軽に始めてみるといいですね。
※スタンダードコースの税抜き価格
※5ユーザーより契約可能
アドビ株式会社*の調査によると、「就活時の企業選定で7割が業務のデジタル化を重視している」という情報も出ています。ITツールの導入を積極的に取り入れているかどうかは、思っている以上に求職者からみられているんです。
*https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202106/20210603_satisfaction-with-corporate-digitalization-efforts.html
社内で扱うデータの重要度を
再認識しよう
社内で扱う
データの重要度を
再認識しよう
デジタル化に取り組もう！となったとき、ツールをどう選ぶかが難しいですよね。「コストをかけたくない」という気持ちもあって、法人向けの有料サービスを本当に使う必要あるのか？と渋っているうちに、社員が勝手に無料アプリを使い始めてしまうケースもよく耳にします。
それで回っているなら問題ない！と思ってしまうかもしれませんが、よく考えてみてください。会社が費用を払って社員が集めてきた情報は、「会社の資産」です。その資産が、会社が管理できない社員個人のアカウントで管理されているということなんです。
やはり会社の公式なシステムにきちんとまとめておかないと、属人化した情報がどんどん消失して、会社の損害になってしまうんですよね。
また、利用人数の増加や業務フローの変化に耐えられず、結局限界が来たという場合も多くあります。限界が来てから他サービスに移行するとなっても、データの移行がしっかりできなければ、先ほど言ったような会社の損失につながります。「無料」に飛びつかずに、社内での利用範囲や管理するデータの重要度をしっかり考えて、使うツールは選んでいただきたいですね。
※1：2021年 サイボウズ Welcomeアンケートより
※2：2019年 サイボウズ ユーザーアンケートより
サイボウズ Office は、累計導入70,000社を突破した多くの中小企業に支持されるグループウェアです。
「誰でもかんたんに使える」にこだわり、中小企業のはじめてのデジタル化をサポートします。
デジタル（IT）ツール導入時にぶつかる問題点は多岐にわたりますが、サイボウズ Officeを使うことで貴方の会社が抱えている様々な問題点を解決できるかもしれません！
