経営のためのIT活用実学

メールとの格闘に明け暮れる日々スマホは強力なメールクライアント端末になる

2012.07.18(水)  橋元 賢次

ビジネスシーンで今やメールは必須のツールである。だが大量のメールの処理に時間と手間がかかるのは、ビジネスパースンにとって問題である。経営サイドから見ても悩ましい問題だと言える。

 私も、大量のメールの処理に長らく困り果てていたのだが、発想を変えてみた結果、処理しきれないメールの増加を食い止めることに成功した。今回はその方法をご紹介したいと思う。

増える一方だった未読メールが減少傾向に

 私のパソコンのメールクライアントソフトには常時約8000通のメールが溜まっていた。だが、ある方法を1カ月ほど実施した結果、約7700通まで減少した。

 減少した数は全体の中で微々たるものかもしれない。しかし、日々、未読メールが増える一方だった状況が逆転したことは、私にとって非常に大きい。

 PCで受信したメールのうち、自動的に振り分けたメール以外は全てメールボックスに溜められていた。そうやって溜め込まれたメールは、おおよそ以下のものになる。

・一応目は通したが緊急度が低いため、まだ処理を行っていないもの

・ログ代わりに取ってあるが、単純に片づけをさぼっているもの

・メルマガ等、何らかの情報源として使いたいが未整理のもの

 いつかはこれらをなくしたいところなのだが、平日はメールを見る時間がそれほど取れないので、メールボックスにどんどん溜まっていった。

 1日に受信するメール数は300~500通ぐらいなのだが、スパムメールも大量に交じっていて、下手をするとその日はスパムメールを消去しただけで終わる、ということも時にはあった。

 仕方がなく、週末にまとめてメールを見ることになる。…

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